الصفحة الرئيسية  >  خطوات للتحصيل الفعّال
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

خطوات للتحصيل الفعّال

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


تتطلب السياسة الفعالة لتحصيل المستحقات نظاماً رسمياً يضمن تسديد الحسابات المستحقة، لأنّ عدم ملاحقة المدفوعات المتأخرة قد يعرقل التدفق النقدي ويضرّ بفرص نجاح شركتكم.

لإتاحة تدفّق المستحقّات بسلاسة تعمد شركات كثيرة إلى توجيه سلسلة من الرسائل والاتصالات الهاتفية لحفز عملائها على دفع المبالغ المترتّبة عليهم. غالباً ما تبدأ تلك الاتصالات بلهجة ودية ولا تلبث أن تصبح تدريجياً أكثر جدية وإصراراً لا سيّما حين تتأخّر المدفوعات عن تاريخ استحقاقها. كيفيّة تنظيم التحصيل هي مسألة شخصية فقد تفضّلون الاتصال بعملائكم على توجيه الرسائل الخطّية لهم مثلاً ولكن المهمّ هو وضع نظام محدّد لتحصيل المستحقّات. على هذا الصعيد يمكنكم اعتماد الخطوات المبيّنة أدناه لتكوين نظامكم الخاص.

الخطوة الأولى: الاتصال هاتفياً للاستفسار عن رضا العميل
العملاء غير الراضين عن أدائكم هم الأكثر تأخراً في تسديد مستحقّاتهم لكم. وفي هذه الحالة تخوّلكم الاتصالات الوديّة الاستفسار عن أدائكم لتتأكدوا ممّا إذا كنتم قد لبّيتم حاجات عملائكم. اختتموا تلك الاتصالات بالقول إن الفاتورة ستصلهم قريباً وركّزوا على تاريخ استحقاقها.

الوقت المناسب: بعد 3 أيام من تسليم منتجكم أو خدمتكم ولكن قبل تاريخ استحقاق الفاتورة.

الخطوة الثانية: التذكير الأوّل باستحقاق المبلغ
إنّه تذكير ودود بمرور تاريخ الاستحقاق. في هذه الحالة تفترضون أنّ العميل قد نسي الفاتورة أو أهملها أو فقدها وأنّه سيدفع قيمتها بعد حثّه على ذلك برفق. من الطرق المعتمدة، إعادة إرسال الفاتورة وختمها بعبارة "مستحقّة".

الوقت المناسب: بعد 10 أيام من تاريخ استحقاق الفاتورة.

الخطوة الثالثة: التذكير الثاني باستحقاق المبلغ
إنّها "وكزة" طفيفة أخرى تذكّر العميل بأنّ حسابه يستدعي اهتمامه. قد يكون هذا التذكير بشكل رسالة قصيرة مرفقة بنسخة عن الفاتورة.
حافظوا على لهجة ودودة وتفادوا لهجة التهديد. مثلاً:

(التاريخ)
(اسم/ عنوان المدين)
جواب: الفاتورة رقم ------
المبلغ المستحق ------
تاريخ الاستحقاق ------
إلى حضرة السادة ------
أرسلنا إليكم بالبريد مؤخرّاً بياناً يظهر استحقاق حسابكم ونحن نعتقد بأنّكم لم تتنبهوا إليه. تجدون ربطاً نسخة أخرى عن الفاتورة. نرجو منكم إرسال المبلغ المستحق اليوم كي نبقي حسابكم مفتوحاً.
مع الشكر.

الوقت المناسب: 10-15 يوماً بعد إرسال أوّل رسالة تذكير/ بعد 20 يوماً من تاريخ استحقاق الفاتورة.

الخطوة الرابعة: أوّل اتصال هاتفي للتحصيل
أعقبوا رسائل التذكير باتصال هاتفي للاستفسار عن سبب تخلّف العميل عن الدفع. فمثلاً قد لا يكون العميل راضياً عن منتجكم أو خدمتكم أو ربّما لديه مشكلة في السيولة. تحدّثوا إليه بتهذيب شرط أن تحصلوا منه على تعهّد بالدفع وكونوا مستعدين للتجاوب مع الأعذار. مثلاً، إذا قال المدين إنّه أرسل الشيك إليكم فاسألوه عن تاريخ إرساله وإلى أين أرسله لكي تحددوا تاريخ استلامه.

الوقت المناسب: 7 - 10 أيام بعد توجيه رسالة التذكير الثانية / بعد 27 يوماً من تاريخ استحقاق الفاتورة.

الخطوة الخامسة: أوّل رسالة تحصيل
فلتكن لهجة هذه الرسالة على غرار لهجة الاتصال الهاتفي الأوّل، أي مهذّبة وصريحة في آن. أكّدوا خطياً ما قيل خلال الاتصال وذكّروا المدين بالتعهد الذي قطعه بالدفع. مثلاً:

(التاريخ)
(اسم/ عنوان المدين)
جواب: الفاتورة رقم ------
المبلغ المستحق -------
تاريخ الاستحقاق ------
إلى حضرة السادة -----
الرجاء اعتبار هذه الرسالة تأكيداً لحديثنا الذي أجريناه بتاريخ (). كما اتفقنا، سترسلون إلينا المبلغ المستحق بالكامل, ونحن نفضّل تسوية هذه المسألة فوراً عبر إرسالكم الشيك بالبريد اليوم لطفاً.
مع الشكر.

الوقت المناسب: بعد الاتصال الأول فوراً/ 28 يوماً بعد تاريخ استحقاق الفاتورة.

الخطوة السادسة: الاتصال الهاتفي الثاني لتحصيل المستحقات
الآن بعد مرور فترة 30 إلى 40 يوماً على استحقاق المبلغ يجب أن تتحلوا بالتهذيب ولكن بالصرامة وأن تطالبوا بدفع المبلغ كاملاً على الفور. اعملوا على حل مشاكل الدفع فإن كان المدين عاجزاً عن الدفع فوراً اطلبوا منه التعهّد بتسديد المبلغ المستحقّ في تاريخ لاحق محدد.

الوقت المناسب: بعد 10 أيام على توجيه رسالة التحصيل الأولى/ بعد 38 يوماً من تاريخ استحقاق الفاتورة.
 
الخطوة السابعة: رسالة التحصيل الثانية
الآن حان الوقت للتعبير عن خطورة التقصير وبالتالي هذه الرسالة يجب أن تطالب بالدفع فوراً وأن تعرض التبعات القصيرة الأمد للتخلّف عن الدفع. وجّهوا هذه الرسالة وأية مرفقات تابعة لها بالبريد المضمون أو البريد السريع للحصول على إثبات لتاريخ استلامها. مثلاً:

(التاريخ)
(اسم/ عنوان المدين)
جواب: الفاتورة رقم ------
المبلغ المستحق -------
تاريخ الاستحقاق ------
إلى حضرة السادة--------
لقد مضت فترة طويلة جداً على تاريخ استحقاق حسابكم وبالتالي نحن نبلغّكم بأنّنا إذا لم نتلق المبلغ المستحق خلال 7 أيام فسوف نضطر إلى تعليق امتيازاتكم الائتمانية في شركتنا. نحن نكنّ لكم خالص التقدير كعملاء لنا لذا نرجو أن تساعدونا لكي نستمر في خدمتكم عبر تحديث حسابكم فوراً وذلك بإرسالكم شيكاً بالمبلغ المستحق اليوم لطفاً. مع الشكر.

الوقت المناسب: بعد 10 أيام من التاريخ المتوقع لتسلم الدفعة المتوقعة من اتصال التحصيل السابق/بعد 50 يوماً من تاريخ استحقاق الفاتورة.
  
الخطوة الثامنة: الاتصال الهاتفي الثالث للتحصيل
بتهذيب وهدوء شدّدوا على خطورة الوضع. في هذا الاتصال اشرحوا للعميل أنّ تلك هي الفرصة الأخيرة للدفع قبل تحويل المسألة إلى وكالة لتحصيل الديون وربّما اتخاذ تدابير قانونية أخرى. احرصوا على عرض منافع حلّ المسألة – كالحفاظ على حسن العلاقات أو الائتمان الجيّد. وكما فعلتم في الاتصال السابق اطلبوا من المدين أن يتعهد بالدفع في تاريخ محدد.

الوقت المناسب: بعد 15 يوماً من توجيه رسالة التحصيل الثانية/ بعد 65 يوماً من تاريخ استحقاق الفاتورة.

الخطوة التاسعة: رسالة التحصيل الأخيرة
اعتمدوا الآن لهجةً حازمة وصارمة. استعينوا بهذه الرسالة لتأكيد ما تمّ الاتفاق عليه في الاتصال الأخير وطالبوا العميل بالدفع. بلّغوه بأنّه إذا لم يتم تسلم الدفعة في التاريخ المتفق عليه فسوف تحيلون الحساب إلى وكالة تحصيل الديون. مثلاً:

(التاريخ)
(اسم/ عنوان المدين)
جواب: الفاتورة رقم ------
المبلغ المستحق -------
تاريخ الاستحقاق ------
إلى حضرة السادة-----
هذه الرسالة تأكيد لحديثنا على الهاتف بتاريخ ()، وبالتالي نبلّغكم بوجوب التصرّف فوراً لإبقاء حسابكم جارياً. إن لم نتلق الدفعة المستحقّة خلال 10 أيام سنضطر إلى إحالة المسألة إلى وكالة لتحصيل الديون وهذا قد يؤثر سلباً في تصنيف ائتمانكم، لذا نرجو أن ترسلوا إلينا الشيك بالبريد على الفور.

التوقيت: 7 أيام بعد الاتصال الهاتفي الثالث للتحصيل/ بعد 72 يوماً من تاريخ استحقاق الفاتورة

الخطوة العاشرة: إحالة المسألة إلى وكالة لتحصيل الديون
أصبح الحساب مستحقاً الآن منذ 90 يوماً وقد يتطلّب الوضع الاستعانة بمساعدة هيئة متخصصة. غالباً ما يكون تلقي رسالة من وكالة تحصيل الديون حافزاً كافياً يحدو بالمدين إلى تسديد المبالغ المستحقة ولكن تلك الخدمات قد تكون مكلفة – فالوكالات تتقاضى في العادة من 25% إلى 50% أو حسب الاتفاق ، إذن بدلاً من إحالة الحساب فوراً إلى وكالة التحصيل يستحسن أن تكلّفوا أوّلاً محاميكم بإجراء اتصال سريع للمدين – فهذا الأمر كفيل في مرات كثيرة بحفز الأخير على الدفع.

الوقت المناسب: إن لم يتمّ تلقّي المبلغ من 10 إلى 15 يوماً بعد رسالة التحصيل الأخيرة/ أي 90 يوماً بعد تاريخ استحقاق الفاتورة.

Copyright © 1995-2016, American Express Company. All Rights Reserved.

 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.