الصفحة الرئيسية  > إدارة الموظفين
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

إدارة الموظفين

Provided by My Own Business, Content Partner for the SME Toolkit

مقدمة من موقع ’ماي أون بزنس‘، شريك المحتوى لـ ’مجموعة أدوات المشاريع الصغيرة والمتوسطة‘

 

الهدف: من غير الممكن تضمين جميع التعقيدات والقواعد القانونية المتعلقة بالموظفين. سوف تتعلم في هذه الجلسة كيفية الإعداد للموظفين بدءاً بالتوصيف الوظيفي وصولاً إلى الاعتبارات القانونية، ويلعب نجاحك في العثور على موظفين جيدين وتوظيفهم وتدريبهم وتحفيزهم دوراً أساسياً في بناء عمل ناجح.

 

 

الخطوة الأولى: قبل أن تبدأ

من المستحيل أن نشمل جميع تعقيدات والقواعد القانونية المتعلقة بالموظفين في هذه الجلسة، وبما أن الموظفين يلعبون دوراً كبيراً في تحقيق النجاح فنحن نوصيك بالبقاء على اتصال دائم بمحامي قوى عاملة ليبقيك مطلعاً على شؤون العمال بما فيها قواعد التوظيف والتسريح لأنه من الأفضل أن تتجنب الأخطاء عبر الحصول على نصيحة قانونية حيال المسائل أو المطالبات العمالية من أن تتعامل مع العواقب المكلفة بعد ذلك.

يلعب نجاحك في العثور على موظفين جيدين وتوظيفهم وتدريبهم وتحفيزهم دوراً أساسياً في بناء عمل ناجح، وبما أن الرواتب قد تكون أكبر نفقة في تشغيل العمل فإن الخطأ يكون مكلفاً جداً خاصة في البداية، ويكون من الصعب تخطي الفشل مع موظفك الأول مقارنة بأن يكون لديك عدة موظفين.

موظف أم مقاول مستقل؟

لا يمكنك أن تفترض أن الشخص الذي تستخدمه هو مقاول مستقل وليس موظفاً، وما لم يكن الشخص يقع بوضوح تحت تعريف المقاول المستقل فأنت تستخدم "موظفاً" وسوف تكون مسؤولاً عن عدم دفع ضريبة الدخل والتأمين الاجتماعي وغيرها من الضرائب. هل يناسبك أكثر أن تحتفظ بموظف مؤقت من خلال شركة توظيف مؤقت؟ إذا لم يكن لديك ميزانية تشغيل مستقرة فمن الأسهل والأقل كلفة أن تنهي تعييناً مؤقتاً من أن تسرّح موظفاً.

 كتيّب الموظفين

إذا تضمنت خطة عملك بناء مؤسسة فنحن نوصيك أن تضع كتيّب موظفين ليصبح الملخص المكتوب لكل ما يحتاج موظفوك أن يعرفوه بما يتعلق بأهداف شركتك وسياساتها والقواعد الحالية للعمل، يمكن أن يحتوي كتيب الموظفين على علامات تبويب تتضمن المواد التالية:

  • وثيقة تشرح تاريخ الشركة وأهدافها
  • سياسات التوظيف
  • قوانين وقواعد العمل ذات الصلة
  • التوصيفات الوظيفية والمؤهلات
  • حزمة المزايا
  • قواعد السلامة
  • المخطط المؤسسي والإجراءات التشغيلية

 

الخطوة الثانية: توظيف الموظفين

جذب الموظفين

اجذب أكبر كمية من الموظفين المحتملين عبر الاستفادة من جميع المصادر الجيدة للإعلان عن الوظائف، وقد تتضمن هذه المصادر معارض الأعمال ومراكز التوظيف الجامعي والإعلان في الصحف ولوحات إعلان الأعمال عبر الإنترنت. يجب أيضاً أن تزود موظفيك الحاليين واتصالات الأعمال لديك بالتوصيف الوظيفي.

اطلب من جميع المتقدمين للعمل أن يزودوك بمراجع وثبوتيات عن تحصيلهم العلمي وسجلّهم الوظيفي السابق، وتحقق دوماً من المرجعيات واتصل بأرباب العمل السابقين للمرشحين النهائيين للمنصب. ضح لائحة بأسئلة محددة لتطرحها على المرجعيات ولا تتردد بطرح أسئلة قاسية، وفكر أيضاً بالتحقق من خلفية و/أو مصداقية المرشحين.

ممارسات إجراء المقابلات

تذكر أن إجراء المقابلات هو عملية ذات اتجاهين فأنت تقابل المرشحين وهم يقيّمونك أيضاً، عرّف عن نفسك بالشكل الذي تريد أن تخاطَب به في العمل وأبدأ بلهجة احترافية وعامل مرشحيك على أنهم أول أولوياتك، لا تستقبل مكالمات هاتفية ولا ترد على البريد ولا تناقش شؤون مرشحين آخرين والتزم بالمواعيد.

تتكون عملية إجراء المقابلة من أربعة أجزاء: الإعداد وكتابة الأسئلة وإجراء المقابلة واختيار الموظف. تجنب الأسئلة التي يمكن الإجابة عليها بنعم أو لا بل اطرح أسئلة مفتوحة مثل: "أخبرني عن حالة تعاملتَ فيها مع عميل صعب." شجع المرشحين على إخبارك كيف حلوا تلك المشكلة، مثلاً "هل تستطيع إعطائي مثالاً عن تحدي مهني واجهته وكيف تغلبتَ عليه؟"

اعثر على طريقة تطلب فيها من المرشحين أن يظهروا معرفتهم بالمهارات المطلوبة، وإذا كان العمل يقتضي معرفة بمهارة معينة كالبرمجة فتأكد من إعداد اختبار لمهاراتهم (أو نقص مهاراتهم). جهز تقييماً إجمالياً بعد كل مقابلة على مقياس من واحد إلى عشرة لتستطيع بذلك ان تقارن بين المرشحين، وأخيراً اكتب نقاط القوة والضعف لكل منهم بما في ذلك:

  • كيف يستطيع هذا المرشح أن يساعد عملي؟
  • هل لديك أي مخاوف؟
  • ما حجم التدريب الذي يحتاجه هذا المرشح ليصبح جاهزاً؟

الفحص للمخدرات قبل التوظيف

الفحص للمخدرات هو من مسائل السلامة الهامة في مكان العمل.

فهم المضايقات في مكان العمل

تحدث المضايقة عندما تصدر تعليقات أو تصرفات غير مقبولة تكون مبنية على الجنس أو العرق أو غيرها من الخصائص المحمية التي تتدخل بشكل غير منطقي في أداء الموظف أو توجِد بيئة عمل ترهيبية أو عدائية أو مسيئة.

منع العنف في مكان العمل

يمكن للعنف في مكان العمل أن يكون أي فعل ينطوي على عنف جسدي أو تهديد في مكان العمل. تأتي أفضل وسائل الوقاية في التعرف المبكر على المشاكل والتعامل معها.

التحقق من الأهلية للوظيفة

يتحمل أرباب العمل مسؤولية التحقق من الأهلية الوظيفية للموظفين المحتملين.

 

اختيار موظفين مميزين

لا يُعجَب وارن بافيت، الذي يتميز بقدرته على التعرف على الموظفين المميزين، بالسِيَر الذاتية بل يركز بدلاً عنها على الذكاء والشغف والنزاهة. يتناسب النجاح في توظيف موظفين مميزين مباشرة مع دقتك في تقييم هذه الخصال الثلاثة. النزاهة هي الأصعب والأكثر صعوبة للحُكم فيها وفيما يلي بعض الإرشادات التي تساعدك في ذلك:

  • النزاهة هي تحقق الانسجام بين ما يفكر به الناس وما يعدون به وما يفعلونه.
  • النزاهة هي العيش المرتكز على المبادئ، أي أن يفعل المرء الأمر الصائب بدل ما هو نافع له شخصياً

اعتبارات قانونية

يستطيع محامي قوى العمل ومزود خدمة الرواتب لديك أن يحمياك من ارتكاب أخطاء مكلفة في المقابلات والتوظيف وإدارة الموظفين، فمثلاً تحمي القوانين المرشحين والموظفين من عدة أشكال من التمييز بما فيها التمييز بحسب العرق أو اللون أو الدين أو الجنس أو الجنسية أو الحمل أو العمل أو وضع المواطنة أو الإعاقة أو الوضع العسكري أوعضوية الاتحاد أو في بعض المناطق السجل الجنائي.

تفرض القوانين أيضاً على أرباب العمل أن يزودوا الموظفين بمزايا معينة مثل:

  • إمكانية الخروج من العمل للتصويت والخدمة في هيئات المحلفين وأداء الخدمة العسكرية.
  • اتباع جميع متطلبات التعويض العمالية
  • اتباع جميع القوانين الفدرالية للإجازات العائلية والطبية (إذا كان لديك أكثر من 50 موظف)

هناك بعض مزايا الموظفين التي لستَ مضطراً أن تدفعها، غير أن معظم الشركات تقدّم بعضها فقط للحفاظ على ميزة تنافسية:

  • خطط تقاعدية
  • تأمين صحي يشكل طب الأسنان والعيوم
  • تأمين صحي
  • إجازات مدفوعة أو عطل أو إجازات مرضية

الخطوة الثالثة: وضع إجراءات التدريب

التعليم
أحد الأسباب الرئيسية التي يستقيل بسببها الموظفون الجدد هي قلة المعلومات حول العمل أو بيئة العمل غير السارّة. يجب عليك منذ اليوم الأول للعمل أن تنشئ برنامج تدريب مخصص يكون مصمماً ليحقق ما يلي:

  • مراجعة التوصيف الوظيفي وفترات الاختبار والتقييم
  • شرح الميزات ومتطلبات التدريب والسياسات والتوقعات المهنية ولباس العمل ومعلومات عن الشركة والراتب والاستراحات خلال العمل
  • تقديم الموظف الجديد إلى زملائه وأخذه في جولة في منشآت الشركة
  • تحديد الأهداف
  • مراجعة أي أسئلة والإجابة عليها
  • جعل الموظفين الجدد يعملون مع موظفين أقدم منهم
  • تطوير مهارات العمل الجماعي
  • تعلّم حل المشاكل والنزاعات
  • تأكد بشكل دوري من أن الموظف يبلي بلاء جيداً.

تنمية مهارات الموظفين

يجب أن يكون التدريب مستمراً لكل موظف ويمكن أن يأتي التدريب بعدة أشكال:

  • عندما ترى موظفاً يؤدي عملاً ما بشكل خاطئ استفد من الموقف لتعلمه ما الذي يجب أن يفعله، لكن لا تصحح له خطأه أمام العملاء أو زملائه
  • حدد مواعيد دورية لاجتماعات التدريب
  • أرسل الموظفين للمشاركة في ورشات عمل مفيدة
  • استخدم برامج التدريب عبر الإنترنت لتوسِّع مهارات موظفيك
  • إجراء تقييم اعتيادي دوري حول تحقيق أهداف التطور
  • مع نمو الشركة سوف تحتاج تدريجياً لأن تفوّض الصلاحيات

الاحتفاظ بالموظفين الجيدين

أهمية الاحتفاظ

تغيير الموظفين مكلف جداً، ولا تقتصر الخسارة على كلفة إعادة التوظيف وإعادة التدريب بل أيضاً في توقف الإنتاج وخدمة العملاء والضرر الذي يلحق بمعنويات الشركة.

كيفية الاحتفاظ بالموظفين الجيدين

إذا لم يكن منح الترقيات خياراً متاحاً لعملك الصغير فهاكَ بعض الطرق التي تساعدك في الاحتفاظ بالموظفين الجيدين:

  • اعرف ما إذا كان الموظفون سعداء في المهام التي يؤدونها معك، اطلب رأيهم حول التغييرات التي قد تعزز ولاءهم لك
  • كافئ الجهود الإضافية
  • قدّم المديح، ويجب أن تقدّمه بشكل متكرر وشخصي، يمكن لعبارة شكر بسيطة أن تكون فعالة
  • تجنّب إصابتهم بالإرهاق الزائد: احصل على المزيد من المساعدة خلال فترات الضغط
  • تشاركوا بعض المرح: الوظائف المملة الخالية من المرح هي في نهاية المطاف أعمال مملة!

طرق تحفيز الموظفين

يمكن تحفيز المدراء الأساسيين عبر مشاركتهم بالأرباح التي يساهمون فردياً بإنتاجها، ويمكن في عدة حالات إعداد مراكز أرباح استناداً إلى مراكز أرباح فردية.

 

تسريح موظف

تسريح موظف يسبب المشاكل ليس أمراً ساراً لكن عندما تدعو الحاجة إلى ذلك يجب عليك أن تكون مستعداً وسريعاً في التصرف حسب مقتضى الحال، وتصرف في هذه المسألة بحرص شديد. يجب أن تستشير محامي العمل لتفادي خطر الدخول في محاكمة تمييز أو تسريح تعسفي. ورغم أن هذه الدورة لا تقدّم النصائح القانونية إلا أنك سوف تجد فيما يلي بعض الخطوات المفيدة:

  • يجب في معظم الحالات (ما عدا السلوك المسيء كالسرقة) أن يعطى الموظف الذي يقدم أداءً ضعيفاً تحذيراً مبكراً وتقييم أداء خطي منطقي يشرح نقاط التقصير المحددة.
  • فليكن اجتماع التسريح قصيراً ومختصراً، يجب ذِكر أسباب التسريح لبيان السبب ولكن دون الخوض في التفاصيل التي قد تؤدي إلى الدخول في نقاش. حافظ على موقف إيجابي واحترافي  وتذكّر أن تعامل الشخص بلباقة واحترام.
  • اشرح له المزايا التي يحصل عليها عند التسريح كدفعة نهاية الخدمة (إن وُجِدَت) وأي مزايا أخرى
  • خذ منه جميع ممتلكات الشركة والمفاتيح والمعدات... إلخ التي في حوزته ورافقه إلى مكتبه أو مكان عمله وانتظره ريثما يجمع ممتلكاته الشخصية. إذا كان يستخدم كومبيوتر الشركة فعليك تغيير كلمات السر في ذلك الحين أيضاً.
  • قدّم له آخر شيك راتب مستحق له والذي تكون قد جهزته مسبقاً قبل الاجتماع على أن يتضمن الشيك دفعة يوم كامل عن يوم التسريح بغض النظر عن الوقت الذي يغادر فيه الموظف وأي دفعات إجازات مستحقة، بعد ذلك يُطلَب من الموظف المسرّح أن يغادر مبنى الشركة. رافق الموظف في خروجه للتأكد من عدم وقوع أي سوء متعمد مع منحه حق الاحتفاظ بكرامته. لا تسمح له بالعودة إلى مكان العمل وذلك تفادياً لمخاطرة حصول أي سلوك ضار كحذف ملفات الكومبيوتر.
  • غيّر أقفال الأبواب إذا كان ذلك مناسباً.
  • إذا استلمت طلباً للتحقق من خلفية موظف قمتَ بتسريحه اطلب مساعدة محاميك في معرفة كيفية الرد، وعادة ما يمتنع الكثير من أرباب العمل عن الرد إطلاقاً خوفاً من أي دعاوى قضائية.

 

أهم عشر نصائح وتحذيرات

النصائح

  • تريث وكن حريصاً في التوظيف
  • تحقق من جميع المرجعيات قبل التوظيف
  • جهز توصيفاً وظيفياً للموظف وكتيباً للموظفين
  • جهز حزمة ميزات تنافسية للموظفين
  • استخدم مزود خدمة رواتب
  • أبقِ إلى جانبك محامي عمل لتفادي الوقوع في الدعاوى والعقوبات المكلفة
  • قيّم الموظفين المحتملين قضايا عمالية على ذكائهم وشغفهم ونزاهتهم
  • أبق لديك برامج تدريب مستمرة
  • احتفظ بجميع سجلات التوظيف لأربع سنوات على على الأقل

التحذيرات

  • لا تتأخر في تسريح الموظف ذو الأداء الضعيف
  • لا تعتمد على صدق ادعاءات المرشحين من ناحية مهاراتهم (قيّمها عبر اختبارات)
  • لا تفترض أن موظفيك هم مقاولون مستقلون
  • لا تعتقد أن حزمات المزايا هي للشركات الكبيرة فقط
  • لا تبدأ في عملية التوظيف دون النظر في عدة مرشحين
  • لا تتردد في أن تسأل المرشحين أسئلة صعبة
  • لا تحرم الموظفين من حقوقهم المشروعة: الخدمة في لجان المحلفين والتصويت والإجازات الموافق عليها
  • لا تغاضَ عن تصنيف الموظفين بشكل صحيح
  • لا تهمل تقديم المديح والتقدير والمكافأة للموظفين الجيدين
  • لا تتغاضَ عن قوة الحوافز

 

 

حقوق النشر محفوظة © 1993، 1997-2013، شركة ’ماي أون بزنس‘. 

Copyright © 1993, 1997-2016, My Own Business, Inc. All Rights Reserved.
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.