الصفحة الرئيسية  > تحقيق أقصى خفض ممكن في التكاليف
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

تحقيق أقصى خفض ممكن في التكاليف

Provided by My Own Business, Content Partner for the SME Toolkit

مقدمة من قبل My Own Business، شريك محتوى لمجموعة أدوات المشاريع الصغيرة والمتوسطة


الهدف: لن يتأتّى نمو أعمالك التجارية من خلال  تحقيق إيرادات فحسب، بل أيضاً من خلال الاستثمار المدروس للمبالغ الناتجة عن الاقتصاد في الإنفاق. وستتعلم أهمية خفض نفقاتك وكيفية تحقيق ذلك.

  • جمع الثروة ما هو إلا مسألة اقتصاد في الإنفاق
    • الرجل العادي
    • قوة الفائدة المركبة
    • قيمة المال الذي توفره
  • نموذج وول مارت
    • إبقاء التكلفة في الحد الأدنى مع تقديم حسومات كبيرة
    • المرتبة الأولى من حيث انخفاض معدل النفقات نسبة للمبيعات
    • تقاسم الارباح مع المدراء
    • المبادئ التشغيلية
  • الاقتصاد في الإنفاق لا يعني الإخلال بالجودة
    • تويوتا
    • سيز كاندي
  • مخاطر أخرى في خطط ضبط النفقات
    • الإصلاحات والصيانة المؤجلة
    • التطوير والأبحاث غير الكافية على المنتج
  • طرق تحقيق الأهداف المتواصلة للاقتصاد في النفقات بالنسبة للمؤسسات
    • وضع حوافز التشارك في الأرباح
    • أفكار عملية لتقليل التكاليف
    • تكوين صورةٍ من الالتزام بالإنفاق المقتصد
  • أهم عشرة أمور يجب عملها وتلك الواجب تجنّبها
  • الآراء والتقييم الخاص بالدورة

 

جمع الثروة ما هو إلا مسألة اقتصاد في الإنفاق 

الرجل البسيط

إن الدافع الأكبر لدخول مجال الأعمال التجارية هو بناء الثروة، وهو هدفٌ لا يتم تحقيقه من خلال جني الأموال فحسب... بل هو أيضاً نتيجةٌ لعدم إنفاق ذلك المال. وتشمل الخصائص المشتركة ما بين الأثرياء بحسب الباحثين الأمريكيين ستانلي و دانكو ما يلي: 

1-      أنهم مقتصدون ويعيشون بمستوى أقل بكثير من إمكانياتهم.

2-      أنهم ينظمون حياتهم بكفاءة بطرقٍ تفضي للحصول على المال.

3-      أنهم يثمّنون النجاح المالي أكثر من التباهي بالثروة.

4-      أنهم كانوا رجالاً ونساءً عصاميين (لم يرثوا ثرواتهم).

5-      أنهم اختاروا العمل الأنسب من البداية.

إن تحقيق الثراء في مجال الأعمال التجارية ليس مسألة مرتبطة بمجرد جني المال ... وإنما يرتبط كذلك بعدم إنفاقه، ولن يتحقق نمو أعمالك التجارية من خلال جني المال فحسب، بل من خلال الاستثمار الدقيق للمبالغ التي تتولّد عن الاقتصاد في الإنفاق.

قوة الفائدة المركبة 

أطلق على الفائدة المركبة الأعجوبة الثامنة في العالم وخير صديقٍ للمستثمر، وتأتي الفائدة المركبة من إضافة مبلغ الفائدة إلى رأس المال الأساسي حتى تحقق الفائدة المضافة هي الأخرى فوائد أيضاً. تتيح الفائدة المركبة لرأس المال نمواً بمعدل أسرع من الفائدة البسيطة التي تحتسب كنسبةٍ مئوية من المبلغ الأصلي فقط. وتتأتى الفاعليّة الحقيقية لها مع مرور الوقت، لذا فمن الأفضل البدء في وقتٍ مبكر، كما تستند قوتها أيضاً على معدل الفائدة، أو نسبة العائد، المكتسب.

يطلق على المبلغ الذي كنت قد وضعته أو أضفته إلى مشروعك التجاري تعبير ’رأس المال‘، أما المبلغ الذي تجنيه عن كل دولار تضعه في المشروع فيسمى العائد على رأس المال، ويتفاوت هذا العائد من قطاعٍ إلى آخر.

في كل عام، سيُستثمَر المال الذي توفّره من خلال كونك مقتصداً في تنمية الأعمال التجارية، وعند ذلك سيكون مقدار نجاحك معتمداً على مدى حكمتك في تخصيص واستثمار إيراداتك المضاعفة . 

قيمة المال الذي توفره 

أصبح الآن بإمكاننا أن نضع قيمة مالية لاقتصادك في الإنفاق. فلنفترض أنك تستطيع أن تقتطع عشرة آلاف دولار من النفقات كل عام على مدى السنوات العشر القادمة، وستخصص في كل عام هذه العشرة آلاف دولار لتوسيع الأعمال التجارية. بفرض إن عائدك على رأس المال يبلغ 15%، فستبلغ قيمة العشرة آلاف دولار التي وفرتها في نهاية كل سنة من السنوات العشر مبلغ 280,017 دولاراً.

نموذج وول مارت* 

*وول مارت هي مؤسسة تجارة تجزئة أمريكية متعددة الجنسيات، تدير سلاسل من المتاجر الضخمة التي تبيع المنتجات بحسومات كبيرة ومستودعات للتخزين، ولديها 8,500 متجر في خمسة عشر بلداً، تحت خمسة وخمسين مسمىً مختلف.

إبقاء التكلفة في الحد الأدنى مع منح حسومات كبيرة 

نشأ سام والتون فقيراً في مزرعة ريفية خلال فترة الكساد الكبير في الثلاثينيات، وبسبب نشأته الفقيرة تلك أدرك قيمة المال. سعى في متاجره إلى إعطاء الناس ما يريدونه من خلال التركيز على بيع المنتجات بأسعار منخفضة.

المرتبة الأولى من حيث انخفاض معدل النفقات نسبة للمبيعات

حققت وول مارت ولعقودٍ من الزمان أقل النفقات نسبة للمبيعات في القطاع المعني، مما مكّنهم من تقديم حسوماتٍ كبيرة، ومع ذلك فلم تؤثر الوفورات الضخمة التي حققتها وول مارت على جودة المنتج : حيث ركزت الوفورات بمجملها على تكاليف لا علاقة لها بتكلفة المنتج أو جودته. وبحسب سام، فإن أهم كلمتين كتبهما على الإطلاق كانتا ما جاء على أول لافتة لوول مارت : "الرضا مضمون".

شرعت الشركات في جميع أنحاء العالم في أعقاب الانهيار المالي لعام 2008، في التخلي عن عادات مكلفة ترسخت على مر الزمن وكانوا مكلّفين بخفض التكاليف. لكن حتى مع  بدء خروج الشركات من الأزمة وتعافيها استمروا بالاستفادة من الوفورات والتمتّع بمنافعها، واستُبدِلت عادات الإنفاق بسخاء بقواعد لضبط العمل ذات تكلفة أقل بشكلٍ دائم. فعلى سبيل المثال، استعاضت العديد من الشركات عن ميزانيات السفر المكلفة بعقد المؤتمرات عبر الانترنت، واستمروا حتى اليوم على هذه الحال.

وفي حين تمثل وول مارت مثالاً جيداً عن الاقتصاد الناجح في النفقات في قطاع المتاجر الكبرى، فإنه يمكن لأي شركة تجارية في أي قطاع التمتع بالفوائد ذاتها التي تتأتى مع خفض التكاليف: فكل دولار يتم توفيره يمكن إعادة استثماره في الأعمال ذاتها ليستمر في النمو على أساس الفائدة المضاعفة.

 

 

 

تقاسم الأرباح مع المدراء

يمكن لتنفيذ الخطط التحفيزية التي تقوم على تقاسم الأرباح أن يصبح أداةً قوية في المحافظة على الاقتصاد في الإنفاق وكفاءة الأنشطة المتواصلين، حيث ستكون تلك الخطط متسقة مع هدف الاستغناء عن التكاليف غير الضرورية. ففي نظر مديرٍ يعمل على أساس تقاسم الأرباح، سيعني توفير كل فلس مالاً في جيبه أو جيبها، وسيظل حافز خفض التكاليف موجوداً طالما بقيت الخطة موضع التنفيذ. كما قد يراك مدراؤك شريكاً لهم في الأعمال لدى تقاسمك أرباحك معهم جميعاً، وبهذا يكون أداؤكم مجتمعين متجاوزاً لتوقعاتكم.

المبادئ التشغيلية 

أدخلت وول مارت المبادئ التشغيلية التالية جنباً إلى جنب مع الروح الراسخة التي اعتمدتها في الإقتصاد في النفقات:

  • الالتزام بالأعمال التجارية.
  • تقاسم الأرباح مع جميع الشركاء.
  • تحفيز الشركاء.
  • إيصال كل المعلومات الممكنة إلى الشركاء.
  • الاستماع للجميع وتشجيعهم على المساهمة بآرائهم.
  • تجاوز توقعات العملاء.

 

الاقتصاد في الإنفاق لا يعني الإخلال بالجودة

تنبيه: قد يتسبب برنامج غير مدروس وغير موجّه توجيهاً سليماً للاقتصاد في النفقات في الإضرار بجودة المنتج بالتالي حصته السوقية. 

لا ينبغي أن يتم تخفيض تكلفة النفقات على حساب جودة المنتج أو الخدمة، حيث يمكن لبرامج خفض التكاليف المغالية أن تؤثر في جودة المنتج مما يؤدي إلى الإضرار بسمعة المنتج التي تمّ بناؤها بالكد والمثابرة. وفيما يلي مثالان على ذلك:

تويوتا - عانت تويوتا من خسارة في حصتها السوقية عندما طغى التركيز على تخفيض التكاليف على مستوى الجودة، وهي مساومات كانت جليةً حتى للعملاء. فظهرت الثقوب في سجاد الأرضية من جهة السائق في سيارات السيدان الفاخرة بعد 25,000 ميل فقط، في حين كانت في النماذج السابقة تبقى بحالة جيّدة حتى بعد 100,000ميل. وبمعنى آخر، يجب أن تقتصر برامج خفض النفقات على تلك النفقات التي لا تؤثر على جودة المنتج أو سلامته.

سيز كاندي - من ناحيةٍ أخرى، كانت سيز وعلى مدى عقود تستقطب إيراداتٍ بقوة في مجال صناعة الحلوى المعلبة من خلال تجنب أي جهود للحد من التكلفة من شأنها أن تنتقص من جودة الحلوى التي يقدمونها. ويكمن سر نجاحهم في شعار العلامة التجارية: "جودةٌ لا مساومة فيها© ".

 

مخاطر أخرى في خطط ضبط النفقات

الإصلاحات والصيانة المؤجلة 

إن الصيانة المؤجلة هي القيام بتأجيل أعمال الصيانة مثل التصليحات على الممتلكات أو الآلات من أجل خفض التكاليف. وكقاعدة عامة، فإن سياسة الصيانة المؤجلة بشكلٍ متواصل تؤدي إلى ارتفاع التكاليف، وتعطُّل الأصول، وحتى التأثير سلباً على الصحة والسلامة. على سبيل المثال ، أضحى جلياً في أعقاب التسرب النفطي عام 2010 في خليج المكسيك حدوث تضاربٍ ما بين أولويتي السلامة والتكلفة وأن الإصلاح المؤجل كان "عاملاً رئيسياً" في الحادث.

عندما تُترَك الميزانيات المخصصة للصيانة في أيدي مديرين تعتمد تعويضاتهم على الأرباح المحقّقة، قد يغريهم ذلك بتأجيل الصيانة من أجل زيادة الأرباح. وقد يكون حلّ تلك المعضلة بتخصيص ميزانية صيانة سنوية إلزامية يتم تحديد مقدارها على أساس التجارب الماضية.

التطوير والأبحاث غير الكافية على المنتج (البحث والتطوير) 

إن البحوث وتطوير المنتجات الجديدة هي تكلفة ضرورية ولازمة لمزاولة الأعمال في قطاعات المشاريع ذات التقنيات سريعة التغير، وسيقوم أكبر منافسيك بالإفصاح عن ميزانيات أبحاثهم في شكل نسبة مئوية من المبيعات في تقاريرهم السنوية المنشورة. وبنفس الطريقة، يمكن أن يميل المدراء الذين تستند الحوافز المقرّرة لهم على الإيرادات المحققة للتقليل من تمويل التطوير والبحوث، حيث يكون الحل أيضاً بتخصيص ميزانية للتطوير والبحوث كما هو الحال بالنسبة للصيانة المؤجلة. أما في الحالات التي يشترط فيها إنتاج وحدة تجريبية لإثبات نجاح مفهوم معين فيتعين الحرص على إعطاء الوقت والنفقات الكافية للخروج بتقييمٍ وافٍ.

 

طرق لتحقيق الأهداف المتواصلة للاقتصاد في النفقات

وضع حوافز تقاسم الأرباح

تذهب النفقات بالأرباح. لذا فإن كنت تتبع سياسة دفع حوافز للمدراء على أساس الأرباح، ستنشأ لديك مجموعة فعالة من الشركاء لديهم الحافز المباشر للتقليل من التكاليف. أي أنك بشكلٍ آخر يقوم بدفع علاوات لمديريك مقابل القيمة التي يقدمونها للشركة من باب خفض التكاليف ... والنتيجة نجاح كلي أكبر للشركة.

أفكار عملية لتقليل النفقات

  • بطاقات الشراء المؤسسية. لماذا تسمح للموظفين بشراء السلع من باعة متعددين بسعر التجزئة الكامل بدلاً من أن تستفيد من الحسومات الكبيرة على التسوق بالجملة من موردين معينين؟
  • الخدمات العامة. يمكن أن يقدم لك مزوّد خدمات الطاقة الكهربائية مراجعة لحسابات الطاقة بالإضافة إلى قائمةٍ طويلة من أدوات التوفير.
  • حسومات الرابطة أو القطاع. يمكن أن تقدم لك الرابطة المسؤولة عن القطاع الذي تنتمي إليه حسوماتٍ شرائية للمجموعة يمكن أن تستفيد منها شركتك بما في ذلك خدمات أسطول النقل والتأمين وأقساط تعويض العاملين وفرص كثيرة أخرى.
  • السفر والترفيه. إذا لم يكن لديك بدل يومي عن عدم تقديم خدمات ترفيه فمن الممكن أنك تدفع أكثر مما ينبغي لإطعام الموظفين. هل يقصد الموظفون مجموعات فندقية محددة لتحظى بنقاط الربح؟
  • توحيد المورّدين. حدد هدفاً يتمثل في تقليل عدد مورديك بنسبة 5%  في العام المقبل وادفع مكافآت للموظفين الذين يخرجون بوسيلة للقيام بذلك. ينتج عن هذا الحصول على تسعيرات  أفضل من خلال زيادة حجم التعامل.
  • شحن الطرود. هل الطرود البريدية المرسلة للتسليم بين عشية وضحاها قابلة للتسليم خلال يومين؟ هل تستخدم شركات الشحن متعددة ويفوتك الحصول على الحسومات المتصلة بحجم التعامل؟ يمكن لبعض السياسات الخاصة بالتحكم والإشراف أن تعود عليك بأرباح كبيرة.

تكوين صورةٍ من الالتزام بالإنفاق المقتصد

خلال فترة الكساد الاقتصادي بدءاً من عام 2008، وجد الرؤساء التنفيذيون أنه بإمكان شركاتهم العمل بالشكل المثالي مع مستويات أقل من الإنفاق على السفر والتجهيزات والمساحات المكتبية، ومع ذلك يمكن للتجاوزات أن تجد طريقها مرة أخرى إلى داخل الشركة مع مرور الوقت. إن التحدي المتواصل يكمن في الالتزام بميزانية محكمة لهذه المجالات وعدم السماح للنفقات الزلئدة بالظهور مرة أخرى.

يتعين عليك لتحقيق مكانتك فعلياً على أنك "الأول في القطاع الذي تنتمي إليه من حيث أدنى نسبة نفقات إلى المبيعات" أن تكون أيضاً قدوةً وتعمل بنمط غاية في التواضع، فعلى سبيل المثال ،

1-      اعمل في مقر بسيط، متواضع، وبعيد عن التكلف

2-      اقتن سيارات متوسطة الحجم وليست فارهة

3-      ليسافر الجميع على الدرجة العادية

4-       وفّر نفقات السفر بعقد المؤتمرات عبر شبكة الإنترنت

5-      لا تفوض لأحد حق الموافقة على النفقات الرأسمالية

6-      حدد الصلاحيات المتعلقة بنفقات التشغيل

7-      اطلب الإبلاغ عن نفقات السفر شهرياً بدلاً من أن يكون ربعياً.

 

أهم عشرة أمور يجب عملها وتلك الواجب تجنّبها

ما يجب عمله

1-      العيش بمستوى أقل بكثير من الإمكانيات.

2-      تثمين النجاح المالي أكثر من التباهي بالثروة.

3-      استثمار الوفورات التراكميّة لبناء ثروة.

4-      وضع حوافز مرتكزة على الأرباح.

5-      الاستعاضة عن السفر بعقد مؤتمرات عبر الإنترنت.

6-      تقاسم الأرباح مع المدراء.

7-      السعي جاهداً للوصول إلى أدنى التكاليف والنفقات في القطاع المعني .

8-      التركيز بشكلٍ مستمر على الإنفاق المقتصد.

9-      التعامل مع المدراء كشركاء.

10-    بناء صورة من الالتزام بالإنفاق المقتصد.

ما يجب تجنبه

1-      العيش بمستوى أعلى من الإمكانيات.

2-      الإخلال بجودة المنتج بغرض خفض التكلفة.

3-      تأجيل الإصلاحات والصيانة .

4-      تفويض أحد بالموافقة على النفقات الرأسمالية.

5-      اختيار موقع العمل في مقرات باهظة التكلفة.

6-      تجاهل قيمة الوفورات التراكمية.

7-      قيادة سيارة فاخرة والسفر على الدرجة الأولى.

8-      كتمان المعلومات ذات الصلة عن الموظفين.

9-      السماح للتجاوزات في النفقات بالظهور مرة أخرى في خطة الإنفاق المقتصد.

10-    المساومة في شؤون البحوث والتطوير .

 

 

عودة للأعلى

حقوق الطبع والنشر © 1993, 1997-2013, شركة My Own Business, Inc. جميع الحقوق محفوظة.

 

Copyright © 1993, 1997-2016, My Own Business, Inc. All Rights Reserved.
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.