الصفحة الرئيسية  > وضع الضوابط المالية
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

وضع الضوابط المالية

Provided by My Own Business, Content Partner for the SME Toolkit

مُقدَّم من قبل My Own Business، شريك المحتوى لـ مجموعة أدوات الشركات الصغيرة والمتوسطة


الهدف: ستتطلّب تنمية أعمالك إرساء أساسٍ متين من الضوابط الداخلية بما فيها المحاسبة، والتدقيق، والمشتريات، وتخطيط إجراءات احتواء الأضرار. وستعطيك هذه الدورة لمحة عامة عما تحتاج للتحضير له.

  • التدفّقات النقدية
  • المحاسبة
    • دور المحاسب
    • قائمة مراجعة الضوابط الداخلية
  • التدقيق
  • الضوابط المحاسبية
    • تتطلّب التنمية ضوابط أكثر انضباطاً
    • مهمّة الضوابط الداخلية
    • تقديم التقارير المالية من قبل مراكز الربح
    • وتيرة رفع التقارير حول البيانات المالية
    • وتيرة توقعات التدفّق النقدي
    • رصد درجة الرفع المالي
  • قائمة المراجعة الخاصة بعمليات الشراء
  • خطط احتواء الأضرار
  • أهم 10 أمور يجب عملها وتلك الواجب تجنّبها


التدفّقات النقدية

كلمّا نمت الشركة، كلّما أصبح التدفّق النقدي أكثر تعقيداً. وبالتأكيد، ستنطبق هذه الحالة عليك إذا تضمّن التوسّع إنشاء ديون بغرض تمويل النمو. وتحدث معظم حالات الفشل في الشركات بسبب فشل التدفّق النقدي في تغطية الديون التي نشأت نتيجة عمليات الاستحواذ أو تكاليف التوسّع الأخرى.

ويعتبر ضبط التدفّق النقدي طريقة بسيطة لتوقّع الاحتياجات المستقبلية للنقد، فهو بيان بالدخل يغطّي فترات زمنية مستقبلية وقد تمّ تغييره لإظهار حركة النقد فقط: النقد الوارد والنقد الصادر وما هو رصيدك من النقد في نهاية القترات المحدّدة من الزمن.

وفيما يتعلّق بضبط التدفّق النقدي لكل الفترات الزمنية المقبلة، يتعين وضع تقديرات متحفّظة للمصادر المستقبلية من النقد (الوارد) والنفقات المستقبلية (الصادر)، مع مراعاة استخدام أرقام متحفّظة ومنخفضة لبنود الوارد، وفي الوقت ذاته استخدام تقديرات عالية لبنود الصادر. وبالنسبة للفترة الأولية، فابدأ بالنقد الذي تملكه الآن، ومن ثمَّ قم بإضافة بنود الوارد عليه وطرح بنود الصادر، للخروج بنتيجة تفيد النقد المتوفر في نهاية الشهر. ويصبح النقد المتبقي في نهاية الشهر هو النقد الأولي للشهر اللاحق.

ستوفّر لك توقّعات التدفّقات النقدية المعلومات حول حجم الديون التي يمكنك تحمّلها بأمان، وقد يكون من الأفضل إنشاء نسبة إرشادية لخلق هامش أمان ما بين التدفّق النقدي وخدمة الدين في شركتك. فعلى سبيل المثال، الحدّ من خدمة الديون غير المسددة بغرض المحافظة على تدفّق نقدي يبلغ ثلاث مرّات أو أكثر من مقدار خدمة الدين. ومن أجل تقدير نسبة معقولة لأعمالك تحديداً، يشكّل المنافسون العامون مكاناً جيّداً لمعرفة معايير القطاع.

إن أي وقت تتعرض فيه لنفاذ النقد، يعني في مواجهة مشكلة قد تكون كارثية. لذا فإن أول الضمانات التي يجب مراعاتها أثناء بناء أعمالك: التأكد من عدم نفاذ النقد في أي وقتٍ من الأوقات. ومن خلال الحصول على معلومات حول أرصدة سلبية محتملة في وقتٍ مبكر، ولنقل ستّة أشهر، يكون لديك ستّة أشهر لإجراء تعديلات على التدفقات النقدية في المبيعات، أو التحصيلات، أو النفقات، أو التمويل لتصحيح الأرصدة السلبية المستقبلية. يظهر الجدول التالي، الخاص بمراقبة التدفّق النقدي المبسّط، أنّ النقد النهائي للفترة الأولى يشكّل النقد الأوّلي للقترة الثانية، كما يصبح النقد النهائي للفترة الثانية النقد الأوّلي للقترة الثالثة، وهكذا. وستكون التوقّعات أداةً مفيدةً في ترتيب أمور التمويل، كما ستظهر لإدارة مصرفك إدراكك التام لمدى أهمية الحفاظ على السيولة أثناء تنامي أعمالك، وحرصك على كل ما من شأنه ضمان ذلك.



 

يناير

فبراير

مارس

إبريل

النقد الأولي

1,000

1,200

900

(300)

النقد الوارد

 

 

 

 

المبيعات

 

 

 

 

إجمالي الوارد

2,000

 

 

 

النقد الخارج

 

 

 

 

المرتبات

 

 

 

 

المشتريات

 

 

 

 

النفقات العامة

 

 

 

 

النفقات الرأسمالية

 

 

 

 

إجمالي الخارج

 

 

 

 

الرصيد النهائي

1,200

900

(300)

(100)

(النقد الأولي مضافاً إليه ’النقد الوارد‘ ناقصاً ’النقد الخارج‘)

 

 

المحاسبة

دور المحاسب
تعتبر الضوابط الداخلية هي الضمانات التي تكفل أن تكون المعلومات الواردة في بياناتك المالية دقيقة. وسيكون محاسبك هو المشرف الرئيسي على إدارة جميع الضوابط الداخلية.

قائمة مراجعة الضوابط الداخلية

  • الفصل بين الوظائف المتصلة بالدخل وتلك المرتبطة بالنفقات. على سبيل المثال، يتعين أن يكون الأشخاص المسؤولون عن إدارة الحسابات الدائنة مختلفين عن هؤلاء المسؤولين عن الحسابات المدينة.
  • أن تكون الأدوار المتعلقة بالتفويض، والحفظ، وإدارة السجلات منفصلة. يمكن أن يقدّم المحاسب التوصيات التي تلائم أعمالك تحديداً.
  • إرسال البيانات المصرفية بالبريد إلى عنوان منفصل (أو العنوان المنزلي) لسلطة إدارية أو لك. تحدث المخالفات القانونية كثيراً في المعاملات المصرفية، كما يمكن مراجعة البيانات المصرفية والشيكات المحصّلة بصورة مستقلّة.
  • عدم القيام بتفويض التوقيع على الشيكات.
  • وضع حدود قصوى لسلطة إصدار قرارات الشراء.
  • القيام بفرض إثبات جميع المدفوعات بإيصالات.
  • طلب عروض أسعار على كافّة المشتريات التي تتجاوز حدّاً معيّناً.
  • الضوابط الخاصة بالمخزون: يمكن للمخزون أن يختفي بسرعة كبيرة للغاية بسبب الإهمال أو خيانة الأمانة من قبل الموظف، حاله في ذلك حال  النقد. افرض على من يسمح له بالتوقيع على السلع والخدمات وعلى من يضبط إخراج السلع والخدمات إلى الخارج بعد الانتهاء من تجهيزها، الحصول على تصريحٍ للقيام بذلك. ومن المستحسن الفصل بين المهام المرتبطة بالمواد الداخلة وتلك الخاصة بالمواد الخارجة.
  • تعتبر شركات التوصيل السريع مثل يو بي إس أو فيديكس ونظم التجميع في الوقت المناسب أدوات عظيمة يمكن استخدامها لتقليل كميات المخزون، وعندها يمكن توظيف النقد الذي يصبح متاحاً في استخدامات أكثر انتاجيةً.
  • التحقّق من أنّ بوليصات التأمين نافذة المفعول وأن أقساط التأمين تُدفع في وقتها.
  • وضع إدارة أمن تكنولوجيا المعلومات والإنترنت موضع التنفيذ أو الاستعانة بمصادر خارجية للغرض ذاته. ينبغي على مستشار أو مدير شؤون تكنولوجيا المعلومات وضع السياسات الخاصة بتكنولوجيا المعلومات.
  • إنشاء سجل للتعديلات والتحديثات التي تتم على الموقع الالكتروني. وإذا كانت شركتك تتعامل بالتجارة الإلكترونية، ستحتاج لوضع إجراءات لحفظ سجل الغرض منه ضبط وتنظيم الأشخاص والكيفية التي سيتم بموجبها إجراء التعديل على موقعك الإلكتروني. وينبغي إجراء جميع التغييرات والتعديلات على الموقع من خلال موظّف معيّن. ويمكن للمستشار الخاص بتكنولوجيا الكمبيوتر أن يريك كيفية إدارة هذه الأداة.


التدقيق

ستكون على الأرجح بحاجة إلى مزيد من التمويل مع نمو شركتك، وهذا سيستتبع طلب المقرضين إجراء تدقيقٍ أكثر تعمّقاً في بياناتك المالية. وثمّة مستويات عدّة لكيفية إجراء عمليات التدقيق من قبل محاسبك، وهي كالتالي بدءاً من أكثرها تصلّباً وكلفةً:

  1. إنّ البيان المالي المدقّق هو بيان تمّ تحضيره من قبل المحاسب الذي يقوم بالمصادقة على أنّ البيانات المالية لبّت متطلّبات المبادئ المحاسبية المقبولة عموماً GAAP، والتي تشمل نطاقاً واسعاً من الإجراءات. هذا البيان المدقق مطلوب من كافة الشركات المملوكة للقطاع العام، لذلك في حال كنت تخطّط لطرح عام أولي في المستقبل، سيكون من الأفضل أن تبدء بنشر البيانات المدقّقة قبل عامين على الأقلّ من تاريخ الاكتتاب المزمع إجراؤه، كما أن بعض البنوك تطلب البيانات المدقّقة.
  2. إنّ البيانات المالية الخاضعة للمراجعة تأتي في الترتيب بعد البيانات المدقّقة، كما أنها أقلّ كلفةً حيث تكون عملية دراسة البيانات التي يقوم بها المدقّق أقل منها في حالة البيانات المالية المدقّقة. وتوافق بعض البنوك في حالة الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم على بيانات خاضعة فقط للمراجعة.
  3. إنّ الخطوة الثانية نزولاً بعد البيانات المدقّقة هي البيانات التجميعية المعدّة من قبل محاسب، لكن لا يمكن أن يضمن المحاسب في هذه الحالة أنّ البيانات قد تم إعدادها وفقاً لمعايير المبادئ المحاسبية المقبولة عموماً.
  4. تقوم الشركة بعمل البيانات المالية المعدّة داخلياً والتي يمكن أن تتبع أو لا تتبع المبادئ المحاسبية المقبولة عموماً، كما يحتمل أن لا تكون معدّة من قبل محاسب. وينبغي على أية شركة آخذة في النمو والتوسّع أن تحافظ على مستوى أعلى من التدقيق المحاسبي بدلاً من الاعتماد على المعلومات المالية التي يتم وضعها داخلياً.


الضوابط المحاسبية

تتطلّب التنمية ضوابط أكثر انضباطاً


مع تنامي الأعمال، يجب أن تتطور النظم المحاسبية والضوابط الداخلية بنفس الوتيرة لضمان عدم إهدار أو استنزاف المستويات الأعلى للدخل التي تحققها شركتك عبر مختلف أشكال خيانة الأمانة. توقّف للحظة للتفكير في أي شخص تعرفه كان قد تكبّد خسارة نتيجةً للاختلاس أو ضعف الضوابط الداخلية. هل كانت الخسارة الفادحة؟ كيف كان يمكن تجنّب ذلك؟.

لذلك كله يصبح من الهام وبشكلٍ متزايد لإدارة المحاسبة الداخلية والمدقّق على السواء أن يكونا مؤهّلين بشكلٍ كافٍ، وذوي خبرة في تطبيق برامج الحماية ضدّ مختلف أشكال الاختلاس، والانكماش، وغيرها من الأنشطة الإجرامية.

مهمّة الضوابط الداخلية
ينبغي أخذ الأمور التالية في الاعتبار من أجل تحقيق الضوابط المناسبة:

  • تطوير أنظمة للمحافظة على الكفاءة والصدق في الجانب الخاص بالتوريد وفي الجانب التسويقي في الشركة على حدٍ سواء.
    • تشمل المخاطر في الجانب الخاص بالتوريد إجراءات الطلب، وضوابط المخزون الوارد والصادر، والمحاسبة المرتبطة بالحسابات الدائنة.
    • تشمل المخاطر في الجانب التسويقي الانكماش (السرقة من قبل الزبائن و/أو الموظّفين)، وسوء إدارة الحسابات المدينة، والمبيعات غير المسجّلة في آلة تسجيل النقد.
  • العمل مع مدير المحاسبة الداخلية والمحاسب على السواء لتطوير وترقية الضوابط المالية حسب الحاجة. وإذا كنت تواجه مخاطر غير مألوفة تتجاوز تلك التي يمكن لمحاسبيك إنشاءها وإدارتها، قد يكون من المجدي الحصول على تقييم من مستشار مراقبة الخسائر.

تقديم التقارير المالية من قبل مراكز الربح
ينبغي أن يتلازم التوسّع في أعمالك مع تقسيم وتوزيع البيانات المالية الإجمالية على مراكز الربح الفردية ضمن الشركة، وستفيد هذه الممارسة في تحديد مواطن القوة والضعف كما ستقدّم الأساس لحوافز المشاركة في الأرباح للمدراء الرئيسيين.

وتيرة رفع التقارير حول البيانات المالية
ينبغي أن يتم رفع التقارير الخاصة ببيانات الدخل لمراكز الربح الفردية (بيانات الأرباح والخسائر) بوتيرةٍ عالية جدّاً، بشكلٍ شهري على أقل تقدير، وذلك للأسباب التالية:

  • الكشف عن المشاكل أو الخسائر في وقتٍ مبكر، قبل أن تصبح كبيرة وغير قابلة للإدارة. إن الكشف المبكر عن الخسائر لا يجب أن يؤدّي إلى تسريع عملية معالجة هذه الخسائر فحسب بل ينبغي متابعتها من خلال الإيقاف الفوري لأية عملية ثبت احتواؤها على عيوب غير قابلة للمعالجة بحيث لا يتحوّل التسرّب المالي إلى تدفّقٍ للخسائر.
  • تعطي حوافز المشاركة في الأرباح أكبر الأثر عندما يتمّ إعطاؤها على فترات متكرّرة. وفي بعض المشاريع المرتبطة بالأغذية، يتمّ سحب بيانات الربح والخسارة وتحرير شيكات الحوافز بشكلٍ أسبوعي.

وتيرة توقعات التدفّق النقدي
كما أشرنا سابقاً في هذه الدورة، ستضيف الاحتياجات النقدية لشركة متنامية المزيد من عدم اليقين إلى السيولة المستقبلية، ولذا ينبغي متابعتها بشكلٍ دقيق، كما ينبغي تحديث التوقّعات الخاصة بالسيولة المستقبلية بشكلٍ متكرر جداً، أي كلّ ثلاثة أشهر مثلاً.

رصد درجة الرفع المالي
يُقصَد بالرفع المالي توظيف الأموال المقترضة للإضافة إلى النقد الذي تستثمره في تنمية شركتك. ويتمثّل الهدف العام في اقتراض المال لشراء أصول تعطي عائداً أعلى من تكلفة الديون (الفائدة). وفي حين أن الغرض من ذلك هو زيادة أرباحك، فإنّ التكلفة تضيف خطر زيادة الخسائر.

تواجه الشركات عالية الاستدانة (ذات الرفع المالي العالي) خطر عدم وجود دخل كافٍ لتسديد ديونها أو حتّى خطر الإفلاس في الأوقات العصيبة، وقد كان الإفراط في الرفع المالي أحد أهم الأسباب التي تعزى إليها الأزمة المالية في 2007-2009. وندرج في ما يلي ثلاثة طرق تُمكّن من متابعة مستوى الخطورة المرتبطة بالرفع المالي وبالتالي خفضه بشكل مستمر:

  1. العمل، بالتعاون مع المحاسب، على تحديد الحد الأقصى لنسبة الرفع المالي، التي يشار إليها أيضاً بنسبة الدين إلى حقوق الملكية.
  2. العمل، بالتعاون مع المحاسب، على وضع الحد الأدنى لمستوى نسبة الدين إلى التدفق النقدية. والتدفّق النقدي هو النقد المتولّد بعد استبعاد النفقات غير النقدية من دخلك.
  3. الاقتراض لمدة تتجاوز الحاجة الفعلية. فإذا كنت تستطيع السداد في ثلاث سنوات أطلب سداد الدين في 5 سنوات، مع التأكّد من إدراج البند الذي يسمح بتسريع التسديد.

ومع تنامي الأرباح والتدفّق النقدي، ينبغي أن تأخذ نسبة الرفع المالي بالانخفاض تدريجياً وذلك لسببين:

  • مع مرور الوقت، ستزداد أرباحك غير الموزّعة وسيتوفر لديك المزيد من السيولة للاستثمار، مما يقلّل من الحاجة إلى الاقتراض.
  • كلّما زادت القيمة الصافية للشركة، كلّما كان من الأفضل تقليل مخاطر الرفع المالي التي تحمّلها شركتك. ويتبع ذلك الحكمة الخاصة بوارن بافيت التي تقول: ’تحتاج لأن تصبح ثرياً مرةً واحدة فقط في عمرك‘.

إذا لم تكن سجلات حساباتك في وضعها المثالي، فالآن هو الوقت المناسب للتأكّد من تنظيمها بشكلٍ جيّد، ويساعد برنامج قوي للمحاسبة في جعل ذلك عمليّةً أكثر سهولةً بكثير.


قائمة المراجعة الخاصة بعمليات الشراء

فيما يلي قائمة مراجعة خاصة بعمليات الشراء لتقوم بإدراجها ضمن الضوابط الداخلية في شركتك.

  • الامتناع نهائياً عن تقديم طلب شراء دون أسعارٍ وشروط مكتوبة.
  • وضع مواصفات كاملة وواضحة.
  • الشراء وفقاً لحالات الطوارئ الخاصة بالشركة.
  • التأكد من وجود مصادر احتياطية.
  • الالتزام دائماً بالتعامل مع المورّدين الجيّدين.
  • توثيق الوعود والإضافات الأخرى خطياً.
  • الحصول على حماية للأسعار.
  • مكافأة مقدّم العرض المؤهّل الذي تقدّم بأدنى سعر.
  • إيصال الشكاوى.
  • عد وتفقّد كلّ المواد فور استلامها.
  • استخدام نظام ضبط المخزون.
  • طلب والحصول على الخصومات لأجل محدّد.
  • الدفع في الأوقات المحدّدة.
  • الدفع فقط بعد التحقّق.
  • اعتبار الموردين بمثابة مصدرٍ للتمويل. 

 

خطط احتواء الأضرار

لا تملك السفن المتواجدة في عرض البحر خيار الاتصال بإدارة إطفاء لطلب المساعدة، لذا فوضع خططٍ لاحتواء الأضرار والتدريب على ذلك هي أمورٌ بالغة الأهمية لضمان البقاء والاستمرار، وكمالكٍ للمشروع فأنت أيضاً بحاجة لأن تكون على استعدادٍ دائم للتعامل مع أية ظروف معاكسة غير متوقّعة. ونحن نوصي باتباع خطط الطوارئ التالية وبتوفير التدريب بشكلٍ متواصل:

  • خطط طوارئ للتدفّق النقدي السلبي. وقد يشمل ذلك التأكد من وجود موارد مصرفية احتياطية، أو مصادر متعدّدة بدلاً من مصدرٍ واحد. ويجب دائماً وضع إمكانية حدوث هذا الشيء في الاعتبار وبالتالي البحث عن الموارد الأخرى لتمويل فترات الحاجة.
  • توفير حماية التأمين. من الحماقة أن يسعى مالك مشروعٍ ما إلى خفض التكاليف من خلال عدم توفير التأمين الكافي الذي يناسب جميع الحوادث والأضرار التي قد يتعرض لها.
  • تحديد ما إذا كان هناك أية مخاطر مرتبطة بالقطاع بشكلٍ خاص وتنطبق على شركتك. نقدّم فيما يلي مثالين على ذلك:
    • تواجه بعض أنواع الأعمال احتمالاً أكبر للتعرض لخطر المقاضاة نظراً لطبيعتها أو للوظائف التي تقوم بها؛ مثل الأعمال المتعلّقة بمجالسة الأطفال أو الحيوانات الأليفة والعناية بهم، أو إدارة عمليات الإنشاءات، أو المتعلقة بالمجال الطبي، حيث تحمل هذه بطبيعتها احتمالاً أعلى لمواجهة دعاوى قضائية من غيرها من الأعمال مثل بيع اللوازم المكتبية، وعليه يصبح من المهم إدراج هذه النسبة من الخطورة في الحسابات.
    • هل يتوجّب اتخاذ احتياطات ضد انقطاع التيار الكهربائي؟ حيث قد يعني انقطاع الكهرباء خسارةً في حجم المبيعات أو فقداً لبيانات الكمبيوتر، وفي حال كانت أعمالك تتطلب الاحتفاظ بمخزونٍ مجمّد أو مبرّد، هل ستشكّل تكلفة مولّد احتياطي تأميناً كافياً؟


أهم 10 أمور يجب عملها وتلك الواجب تجنّبها

الواجب عملها

  1. ضبط وتعديل توقّعات التدفقات النقدية.
  2. وضع حدود قصوى لسلطة إصدار قرارات الشراء.
  3. القيام بفرض إثبات جميع المدفوعات بإيصالات.
  4. استخدام نظام لضبط المخزون.
  5. العمل مع المحاسب لتطوير أدوات الرقابة المالية.
  6. طلب عروض أسعار لكافّة المشتريات التي تتجاوز الحد المعلن عنه.
  7. الالتزام دائماً بالتعامل مع المورّدين الجيّدين.
  8. الدفع في الأوقات المحدّدة لكن فقط بعد التحقق.
  9. النظر في اعتماد مستويات أعلى من التدقيق المحاسبي.
  10. وضع سجل التعديلات لتسجيل كافة التغييرات والتحديثات التي يتم إجراؤها على الموقع.

الواجب تجنّبها

  1. نفاذ النقد...في أي وقت من الأوقات.
  2. التقليل من أهمية التعاقد مع محاسب.
  3. التغاضي عن اعتبار المورّدين مصادر للتمويل.
  4. تجاهل عملية التخطيط للطوارئ.
  5. إناطة مسؤولية إدارة  الحسابات الدائنة والمدينة إلى نفس الشخص.
  6. تقديم طلب شراء من دون سعر أو شروط مكتوبة.
  7. تفويض توقيع الشيكات.
  8. افتراض أنّ الشحنات كاملة وفي حالة ممتازة.
  9. إهمال طلب أو استخدام الخصومات لأجل محدّد.
  10. الاعتقاد بأنّ الاتفاقيات التي يتم إبرامها بالمصافحة هي الأسلوب الأفضل عند الشراء.


حقوق الطبع والنشر © 1993، 1997-2013، My Own Business, Inc.. جميع الحقوق محفوظة.

Copyright © 1993, 1997-2016, My Own Business, Inc. All Rights Reserved.
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.