الصفحة الرئيسية  > قائمة فحص ما قبل الإجازة
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

قائمة فحص ما قبل الإجازة

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


يمكن تخفيف التوتر والخوف الذي يمكن أن يصاحب تخطيط ما قبل الإجازة عن طريق إنشاء قائمة بالمهام والأمور التي يجب التعامل معها أثناء غيابك ثم وضع علامة على كل عنصر عند التعامل معه. يتيح لك هذا التخطيط المنظم السفر للإجازة وأنت مطمئن البال والحصول على القسط الذي تستحقه من الراحة والاسترخاء.

ستحتاج على الأقل إلى شخص في مؤسستك ليحل محلك أثناء غيابك. إذا لم يكن لديك موظفون، فيمكن أن يحل أحد الزملاء المحترفين محلك كجهة دعم احتياطية في حالات طوارئ العملاء.

انقر على العناصر أدناه لاستعراض بعض نقاط التخطيط الأساسية التي تضمن رسم معالم إجازة بدون مشكلات:

إعداد قائمة بالمشروعات

قم بعمل جرد كامل للمشروعات المكتملة حديثًا والعمل الحالي والمهام القادمة. ولكل عنصر في القائمة، قم بإنشاء قائمة أخرى بها كافة المشكلات المحتملة التي قد تنشأ أثناء غيابك. قم بالتخطيط لكل تطور من هذه التطورات. تأكد من عدم تجاهل المشروعات المكتملة حديثًا. فالعمل الذي "انتهيت منه مؤخرًا" قد يثير تساؤلات العملاء في الأسابيع التالية.

عودة للقائمة

وضع تخطيط لأسوأ الحالات

ضع قائمة بالسيناريوهات المحتملة للمشروعات الحالية وأطلع طاقم العمل أو الزملاء الداخليين عليها. ومن خلال جزء من التخطيط الذي يضع قانون مورفي في الاعتبار، يمكن إعداد الجميع للأمور التي ستفشل بالتأكيد. ما مصادر القلق الرئيسية لكل عميل؟ ما أسوأ شيء قد يحدث مع كل عميل؟ ويعني هذا النوع من التخطيط أن العملاء سيتحدثون مع شخص يتفهم مصادر قلقهم في حالة حدوث مشكلة. على سبيل المثال، قد تتضمن ملاحظاتك حول مشروع معين ما يلي "إذا اتصلت السيدة ناهد، فمن المحتمل أن يكون قلقها متعلقًا بالأمر س وص. في آخر مرة أكملنا فيها مشروعًا مثل هذا، واجهنا صعوبات في النواحي التالية."

عودة للقائمة

إبلاغ العملاء الأساسيين بغيابك

لا تدع غيابك الطويل يكن مفاجأة للعملاء. أرسل لهم إشعارًا بغيابك – على الأقل قبلها بفترة من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع، ويفضل قبلها بفترة أطول. أخبرهم بمدة غيابك ومن يمكنهم الاتصال به أثناء غيابك، وكيفية اتصالهم بهذا الشخص (أرقام الهاتف والفاكس، وعنوان البريد الإلكتروني)، وكيفية مساعدة هذا الشخص لهم. أبلغهم بثقتك في قدرة فريق العمل أو الشخص البديل في مساعدتهم في حالة حدوث مشكلة. وإذا كانوا يتعاملون مع شخص جديد في مؤسستك، فرتب موعدًا للطرفين ليتحدثوا معًا قبل أن تسافر. من الضروري أن يشعر العملاء بالارتياح للترتيبات التي أجريتها.

عودة للقائمة

التخطيط لكافة الاتصالات والمراسلات الواردة

تأكد من استعدادك للتعامل مع البريد الصوتي والبريد الإلكتروني والفاكسات الواردة.

  • البريد الصوتي: إذا كان هناك شخص آخر في المكتب يتولى حِمل العمل الخاص بك، فضع الرقم الداخلي أو رقم الهاتف الخاص به في رسائلك الصادرة حتى يستطيع المتصلون بك الوصول إلى الشخص الفعلي الذي يمكنه الاستجابة لاحتياجاتهم. إذا لم تقم بتحويل المتصلين إلى شخص آخر، فاكتب رسالة تأكيد تخبر العملاء بوقت عودتك وكيفية حصولهم على ما يحتاجونه خلال هذه الفترة.
  • البريد الإلكتروني: راجع موفر خدمة الإنترنت (ISP) لمعرفة ما إذا كان يوفر خدمة الرد التلقائي، وهي خدمة تقوم بإرسال رد تلقائي إلى أي شخص يرسل إليك رسالة عبر البريد الإلكتروني أثناء غيابك. وكما في البريد الصوتي، يجب أن تشير رسالة الرد إلى مدة غيابك عن المكتب والشخص الذين يمكن للعملاء الاتصال به إذا كانت الرسالة تتطلب عناية فورية. إذا لم يكن لديك هذا الخيار، فتأكد من تخصيص شخص ما لمراجعة علبة البريد الخاصة بك بانتظام والتعامل مع أي رسائل تتطلب ردًا مباشرًا.
  • الفاكسات: اسند مهمة جمع الفاكسات وقراءتها والتعامل معها إلى شخص في مكتبك حتى لا يتم إغفال المشكلات العاجلة. وربما ترغب في أن يقوم شخص من مكتبك بتحويل الفاكسات إلى رقم فاكس محلي بحيث يمكنك تجميع الفاكسات بنفسك أثناء فترة غيابك.

عودة للقائمة

توفير المستلزمات والمصروفات النثرية

إذا كنت ستترك فريق عمل أو زملاء عمل، فتأكد أن لديهم المستلزمات المكتبية الكافية لاستمرار العمل أثناء غيابك. راجع احتياطي المصروفات النثرية وتأكد أنه كافٍ أو اترك شيكًا موقعًا لهذا الغرض.

عودة للقائمة

دفع الفواتير وتوقيع الشيكات

تحقق من تاريخ استحقاق الدفعات المنتظمة للإيجار والمرافق والمستلزمات وهكذا. إذا لم تكن ترغب في سداد هذه الدفعات قبل الأوان، فحرر شيكات واعهد بها إلى شخص ليقوم بإرسالها في التواريخ المناسبة. لا تدع الحسابات تتجاوز تاريخ استحقاقها لمجرد أنك في إجازة.

عودة للقائمة

ترك معلومات للاتصال في حالة الطوارئ

تأكد أن الأشخاص في المكتب لن يقعوا في مأزق إذا ما واجهتهم مشاكل فنية أو مشاكل صيانة أثناء غيابك. ماذا يحدث إذا كان هناك انسداد في أحد المصارف أو انفجرت الغلاية؟ اترك رقم هاتف الفني الكهربائي وعامل السباكة وغيرهم من أفراد صيانة المبنى. ولا تنس أجهزة الكمبيوتر وشبكة الهاتف. تأكد من توفر معلومات الاتصال بأفراد الصيانة أو الاستشاريين أيضًا.

عودة للقائمة

مراجعة الأمور الصغيرة مرة أخرى

لا تنس إجراءات النظافة والأمان. اكتب كافة الأعمال الروتينية التي تقوم بها في مكتبك دون التفكير فيها. هل أنت الشخص الذي يقوم بشكل روتيني بسحب ستائر النوافذ بعد الظهيرة للحفاظ على الأجهزة من الحرارة الشديدة؟ هل أنت من يقوم بوضع ورق الحمام في حمام الموظفين؟ فكر في كل هذه الأمور الصغيرة وتأكد أنه يتم القيام بها أثناء غيابك. إذا كنت أنت المسؤول عن غلق المبنى مساءً، فتأكد أن هناك شخصًا آخر يعرف إجراءات تأمين المبنى.

عودة للقائمة

 

Copyright © 1995-2016, American Express Company. All Rights Reserved.

 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.