الصفحة الرئيسية  > أدوات الاتصال والحاسب الأساسية
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

أدوات الاتصال والحاسب الأساسية

Provided by My Own Business, Content Partner for the SME Toolkit
خارجي
  داخلي
  الهاتف
  أجهزة النداء
  أجهزة الفاكس
 
الحاسب المكتبي
 
الحاسب المحمول
 
الحاسب الكفي
 
البرمجيات
 
برامج التصفح
  العمليّة والمزايا
  مقدمي خدمة الانترنت
  البريد الالكتروني




أنواع الاتصال
 
يُعد الاتصال مفتاح النجاح في أي شركة كانت! فالزبائن أو العملاء المحتملين لن يعرفوا طريقة الاتصال بك أو يشتروا منتجاتك إلا إذا كانوا على معرفةٍ بشركتك، وعند معرفتهم لها، من المفترض أن يكون الاتصال بها أمراً هيّناً.

هناك نوعان أساسيان من الاتصالات- الاتصال الخارجي والاتصال الداخلي. 
 
  • الخارجي وهو الاتصال الذي يصل إلى العملاء لتعريفهم بمنتجك أو الخدمة التي تقدمها ولإعطائهم سبباً لشرائها. ويتضمن هذا النوع من الاتصال استخدام المطويات والأشكال المختلفة من الإعلانات وخطابات الاتصال والمكالمات الهاتفية ومواقع الانترنت وأي شيء يعّرف الجمهور العام بعملك.
إن الصورة تمثل أهميةً إستراتيجيةً في الاتصال الخارجي! فشعارك ينبغي أن يمثل هويتك، كما أن اسم شركتك وعنوانها في صدر خطابات الشركة ومراسلاتها يجب أن يكون أداةً تسويقية، أما رسائل الهاتف فيتحتم أن تعكس مهنيتك واحترافك.
  • الداخلي وهو اتصالٌ جوهري لجذب الموظفين الموهوبين وتدريبهم. وعليك أنت أن تمثل اتجاه الشركة عن طريق إيصال تلك الرسالة باستمرار. كما أن عليك تحفيز موظفيك باستخدام الأشكال المختلفة من الاتصال، التي من الممكن أن تتضمن الجوائز والرسائل الإخبارية واللقاءات والاتصالات الهاتفية والمناقشات الرسمية وغير الرسمية
ويتطلب الاتصال الفعّال أدواتٍ خاصة وتخطيط. وسنتناول في هذا الدرس تلك الأدوات، وأدوات التخطيط الإرشادية؛ لتسهيل العنصر الأساسي في الشركة - الاتصال.

سيناقش الدرس:
1) أدوات الاتصال الأساسية
2) أجهزة الحاسب
3) شبكة الإنترنت

أدوات الاتصال الأساسية
تشتمل الأدوات الخاصة بالاتصال التي يمكن توظيفها على: الهاتف، وأجهزة النداء، والفاكس والمساعد الرقمي الشخصي, ويمكن أن يكون الفارق بين هذه الأجهزة فارقاً طفيفاً وغير واضح، فعلى سبيل المثال: يمكن أن تتضمن الهواتف كل وظائف المساعد الرقمي، كما يمكن أن أيضاً أن تسمح بالدخول على شبكة الانترنت. إلاّ أننا سنتناول في هذا الشرح كل جهازٍ منها على حدة.    
  • أجهزة الهاتف
هناك أنوعٌ متعددة من أجهزة الهاتف بإمكانك وحدك تحديد أي هذه الأنواع أو مجموعة الأنواع التي تناسبك.

فحتى الهاتف التقليدي الذي يتم تركيبه في مكتبك فيه الكثير من الخيارات، ويتعين عليك البدء بخطٍ خاصٍ بشركتك. ومن المفترض لهذا الخط أن يكون قادراً على أخذ رسائل في حال لم يتم الرد على المكالمات شخصياً.

كما أصبح الهاتف اللاسلكي مطلباً في الوقت الحاضر. فباستخدامك للهاتف اللاسلكي يمكن أن تتجنب المكالمات الفائتة، ولعل المزايا الرئيسية في هذا الهاتف تعتمد كلياً عليك وعلى حاجاتك. كما أنه بإمكانك الحصول على الأداة الرئيسية مجاناً عند تسجيلك لدى أغلب مزودي الخدمة، وهناك نموذجٌ يستقبل البريد الالكتروني، ويخزن أسماء الاتصال ويحفظ تقويمك بالإضافة إلى أنه مزودٌ بالألعاب التفاعلية.

ويوجد العديد من المزايا التي بإمكانك اختيار الهاتف منها سواء أكان تقليدياً أم لاسلكياً. مثل انتظار المكالمات وإعادة الاتصال وإمكانية عمل المكالمات الجماعية والرسائل الصوتية. كما أن هناك الكثير من الخطط ومزودي الخدمة التي يمكنك الاختيار منها. لقد ولّدت المنافسة خيارات تحمل مزايا وأنماط استخدام مميزة مما جعل تكلفتها معقولةً. لكن تأكد من طرح بعض الأسئلة عن حاجاتك الخاصة قبل اختيار مزودٍ للخدمة أو خطةٍ ما. وعندما يتغير استخدامك أو حاجاتك، لا تردد في طلب معلومات عن خططٍ يحتمل أن تستجيب لمتطلباتك الجديدة.
  • نصائح في استخدام الهاتف 
من المهم أن تنظر إلى الهاتف على أنه أداةٌ حيويةٌ للشركة. قم بتسجيل الرسائل الصوتية التي توضح في أي وقتٍ تعود ومن ثم تحقق من بريدك الصوتي لإعادة الاتصال متى ما استدعى الأمر ذلك. 

اجعل للشركة خطاً مستقلاً عن خطك الشخصي. ولا تسمح لأحدٍ من أفراد العائلة بأخذ هاتف الشركة أو استخدامه. وتأكّد من تركيب كل الخطوط الإضافية الضرورية قبل البدء. 

من المستحسن استخدام نظام رد (بريد صوتي) آلي بدلاً من استخدام الرد الآلي. علماً أنه من الممكن الاعتماد على البريد الصوتي كما أن تكلفته معقولة، إضافةً إلى ذلك يمكن الوصول إليه من أي مكان ناهيك عن أنه يمثل صورةً أكثر رسمية للشركة.

وفي الوقت الحاضر قلّت الحاجة إلى الرقم المجاني 800لأن أسعار المكالمات البعيدة أصبحت أقل تكلفة.

فكّر باستخدام سماعتا رأس سواء للهاتف اللاسلكي أو الجوال. فالصوت فيهما أكثر وضوحاً كما أنهما أكثر آماناً أضف إلى ذلك أنك تستطيع تحريك كلتا يديك بحرية. 

وعند ترك رسالةٍ صوتية، عليك أن تذكر اسمك بوضوح ورقم هاتفك في بداية الرسالة ونهايتها.

تحلى بسلوكيات استخدام الأجهزة اللاسلكية! فالأخلاق المهنية الجيدة تتضمن تجنب مقاطعة المكالمات الهاتفية أثناء الاجتماعات أو غداء العمل.

  • أجهزة النداء
يوجد أنوعٌ متعددة من أجهزة النداء: الأجهزة التي لا تستقبل إلا رسائل الأرقام، الأجهزة التي تستخدم الرسائل النصية والصوتية، والأجهزة التي توفر الرسائل الثنائية، والأجهزة التي تستقبل البريد الالكتروني وبعضها يرسل الرسائل الالكترونية أيضاً، وهي تتوفر بألوان وأحجام متنوعة لتختار منها ما تحتاجه.

وبعض هذه الأجهزة يعمل على شبكات أجهزة النداء، وبعضها الآخر لديه مزايا شبيهةٌ بالمساعد الرقمي الشخصي، حيث أنها تسمح لك باستقبال وإرسال البريد الالكتروني، وأحدث النماذج يحوي هاتفاً متنقلاً. إن أحد أهم نقاط الاختيار هو التغطية المكانية التي تحتاج إليها. فقد تكون هذه التغطية مقتصرةٌ على الإقليم الذي تسكنه، أو تغطي دولتك بأكملها. وبطبيعة الحال تزيد تكلفة الاستخدام بزيادة نطاق التغطية.
  • نصائح في استخدام أجهزة النداء
استخدم جهاز النداء متبعاً النصائح الإرشادية ذاتها في الهاتف اللاسلكي. ضع جهاز النداء على الوضع "الهزاز" حين تكون في اجتماع عمل. فلا يوجد ما هو أكثر صرفاً للانتباه من صوت موسيقى جهاز نداء خلال نقاشٍ مهم. 

إذا كنت تستخدم جهاز نداء وهاتفاً لاسلكياً، بإمكانك حينها السيطرة على مسببات المقاطعة، وهنا عليك التأكد أن توقعات أولئك الذين يرسلون لك رسالةً على جهاز النداء واقعية، وأنك ستتصل بهم بأسرع ما يمكنك، لكن ليس مباشرةً بالضرورة. 
  • أجهزة الفاكس
عليك أن تتخذ القرار فيما إذا كنت بحاجةٍ لجهاز فاكس بسيط أو جهاز "الكل في واحد" وهو ليس فاكساً فحسب بل إنه يطبع ويمسح ضوئياً. ينبغي أن تفكر في الميزانية وحدود المساحة. وعموماً كلما كان الجهاز بسيطاً كلما قلت مشاكله. 

من الضروري أن يوجد في جهاز الفاكس أكبر قدرٍ ممكن من الذاكرة. مما يمكنه من الإرسال بمعدلٍ أسرع من طباعة الفاكس. أما حينما تكون الذاكرة ممتلئة فإن معدل الإرسال يصل بطئه إلى سرعة الطباعة.

ويمكن أن يزودك البائعون برقم فاكسٍ يعمل على نظام البريد الالكتروني. ويكون إرسال الفاكس واستقباله فيه مثل إرساله واستقباله عن طريق أي جهاز فاكسٍ آخر، غير أنك تستقبله على أنه ملحقٌ في رسالة البريد الالكتروني. ويمكن أن يكون ذلك عملياً لؤلئك الذين يسافرون دائماً ولا يكونون بالضرورة بالقرب من جهاز الفاكس. 

· نصائح لاستخدام الفاكس
استخدم صفحةً عليها اسم شركتك وعنوانها بشكلٍ لائق. تذكر أنك تتعامل هنا مع الاتصال الخارجي الذي يعكس شركتك وصورتها.

استخدم خطاً هاتفياً مستقلاً لجهاز الفاكس الخاص بك.  


أجهزة الحاسب

أصبح جهاز الحاسب أداةً عمليةً معقولة الثمن ولا يعد خياراً في الشركة الخاصة بك!

سنتناول في هذا الدرس ثلاث نماذج رئيسية – الحاسب المكتبي، والحاسب المحمول، والمساعد الرقمي الشخصي – والبرمجيات التي لا تعمل تلك الأجهزة إلا بها. 

الحاسب المكتبي – هذا النوع أكثر أنواع الحاسب شعبيةً، وقد تم تصميمه ليعمل في مكتبك. وينبغي أن يشمل نظام الحاسب على وحدة التشغيل المركزية وشاشةٍ و ومحركٍ للقرص اللين ومحركٍ للقرص المرن وطابعة. ومن الممكن أن تفكر بالأنواع الأخرى من التخزين الاحتياطي مثل أو أقراص القراءة والكتابة المرنة. 

ويمكن شراء أنظمة الحاسب بأسعارٍ متفاوتة كثيراً. ولعل الجهاز المناسب في جميع الأحوال هو أسرع جهاز يمكنك شراؤه. ومع التقدم الهائل في التقنية في الوقت الحاضر، أياً كان ما تشتريه من جهاز فسرعان ما يصبح قديم الطراز، غير أن هذا – لحسن الطالع – لا يعني أن الجهاز الذي تشتريه قد لا يفي بأغراض شركتك لفترةٍ أطول من الوقت.

الحاسب المحمول – إن الحاسب المحمول هو جهاز حاسب من الممكن التنقل به. تحوي الوحدة فيه مجموعةً من الإمكانيات الموجودة في الحاسب المكتبي. ولا يتضمن غالباً طابعةً لذا عليك أن تشتري له طابعةً كجهازٍ إضافي. وهناك خيارٌ آخر هو وحدة التشغيل المركزية التي تسمح لك بشبك جهاز الحاسب المحمول الخاص بك في وحدة مكتبك، مما يمكنك من استخدام حاسبك المحمول كوحدةٍ مركزية فيما تستمتع باستخدام شاشة عرضٍ أكبر ولوحة مفاتيحٍ ذات الحجم الطبيعي. 

وغالباً ما تكون أجهزة الحاسب المحمول أكثر تكلفةً نوعاً ما من الحاسب المكتبي، غير أنك إذا سافرت واحتجت جهاز حاسب، فإنه يستحق القيمة الإضافية. مرةً أخرى اشتري أفضل جهاز يمكنك شراؤه.

المساعد الرقمي الشخصي – تزداد شعبية جهاز الحساب الكفي، أو المساعد الرقمي الشخصي (PDA) يوماً بعد يوم. وهناك نوعان أساسيان من هذه الأجهزة: 1) الأجهزة التي تستخدم أنظمة تشغيل (Palm Pilot) و 2) الأجهزة التي تستخدم أنظمة تشغيل (Microsoft Pocket PC)، وتسمح لك هذه الأجهزة بمزامنة أنظمتك الإدارية الأساسية مع حاسبك. ففي الأجهزة البسيطة بإمكانك الاحتفاظ بكافة قائمة الاتصال الخاصة بك وتقويمك بالإضافة إلى قائمة الأشياء الواجب عليك فعلها. غير أن الكثير من هذه الأجهزة يسمح لك باستقبال وإرسال البريد الالكتروني لا سلكياً أو إرسال المودم. فأنت بحاجة للبقاء دائماً على اتصال!

البرمجيات – لعل البرمجيات التي تشتريها هي المفتاح الذي يجعل حاسبك مساعداً منتجاً. فالنظام التشغيلي سواء أكان نظام المايكرو سوفت (PC) أو المكانتوش (Macintosh)، ينبغي تحميله على نظامك. وغالباً ما يتم تحميل العديد من البرمجيات في نظامك وقت الشراء. وأقل ما تحتاجه من هذه البرمجيات هي ما يمكنك من تشغيل النصوص وعمل الجداول والعروض التقديمية.

بالإضافة إلى ذلك، عليك بالتفكير في برمجيات المحاسبة والمالية المناسبة لعمل شركتك. ولا تنسى أن الكثير من برمجيات دفتر الحسابات/المحاسبة هي أنظمةٌ لا تحتمل الإدخال المزدوج، مما يتطلب العناية في الإدخال الصحيح.

المنتجات المساعدة – هناك العديد من المنتجات التي يمكن استخدمها بالإضافة إلى حاسبك لتحسين عمل شركتك وصورتها. وهي أيضاً تتطلب برمجيات تم تصميمها لتسهيل استخدامها.           
  • الكاميرا الرقمية – يمكن تحميل الصورة التي التقطها هذه الكاميرا في حاسبك مباشرةً لأغراضٍ مختلفة. ومن أغراض الاستخدام تصوير الممتلكات وكتالوجات المنتجات والصور المرفقة مع السير الذاتية وغيرها الكثير.
  • الماسح الضوئي – عندما يكون لديك نسخةٌ مطبوعة لشيءٍ ما تريد أن ترفقه في مستندٍ رقمي، ما عليك إلا عمل صورةٍ رقمية من خلال مسح النسخة المطبوعة ضوئياً باستخدام الماسح الضوئي. وبشكل عام كلما كان سعر الماسح الضوئي أعلى؛ كلما كانت الصورة التي يمسحها ذات جودةٍ أعلى.
  • الإرسال اللاسلكي – تسمح لك هذه الخاصية أن تتصل مع الأجهزة الأخرى التي تم تركيب هذه الخاصية نفسها بها. مما يمكنك من إرسال أوامر من جهازٍ لآخر ببساطة، وبدون الحاجة إلى تركيب أسلاك أو مآخذ كهربائية، وهذا ما يجعله أمراً جذاباً له الكثير من الآثار الإيجابية.
  • لا تهمل أهمية الأنظمة الاحتياطية الخارجية للبرامج التي تستخدمها في شركتك. وغالباً ما يتم تخزين الأنظمة الاحتياطية في الأقراص المرنة أو أقراص التخزين، غير أن هناك خدمات مقدمة في شبكة الإنترنت يمكنها عمل ذلك أيضاً.       
شبكة الانترنت
أضحت شبكة الإنترنت أداةً حيويةً في الشركات! ويمكن استخدمها في البريد الالكتروني والبحوث على المستوى البسيط، أما على المستوى الأكثر تعقيداً فيمكنها أن تكون قناةً لبيع المنتجات والخدمات. 

وقبل الدخول على شبكة الانترنت، أنت بحاجةٍ إلى مستعرض، وهو نوعٌ من البرمجيات. لعل Microsoft Internet Explorer و Netscape Navigator هما أكثر المستعرضات الرائدة.

وبعد تحميل المستعرض، أنت بحاجةٍ للدخول إلى الانترنت، وهذا ما يدعوك لطلب أحد مقدمي خدمة الانترنت (
ISP). ويتراوح مستوى الخدمات التي يوفرها مقدمو الخدمة، غير أنهم جميعاً يوفرون لك القدرة على استخدام البريد الالكتروني. أما إذا دعتك الحاجة إلى مجموعة خصائص معقدة، فربما تكون الخدمة المقدمة من America Online أو MSN مناسبةً لك. وفي حال كان دخول على شبكة الانترنت والعمل في جوٍ لا يتطلب معرفةً كبيرة من جانبك كافياً لك؛ فإن مقدمي خدمة الانترنت من قبيل AT&T أو Earthlink يمكن أن يلبوا حاجاتك. وفي ما يتعلق بالأشكال الأخرى من الاتصال؛ يوجد الكثير من الخطط والأسعار التي يمكنك اختيار ما شئت منها. 

ويقع عبأ تحديد استخدام الانترنت في شركتك عليك. فربما لا تكون مستعداً لبيع منتجاتك على الانترنت، غير أنك مهتمٌ بتطوير موقعٍ أو صفحةٍ رئيسية لتخبر الناس بعملك وخدماتك.  وبالمقابل قد تستخدم الانترنت على أنه قناتك الأساسية للمبيعات. تذكر أن الأساسيات موجودة غير أنك تحتاج هنا أن تقدم منتجات وخدمات يحتاجها الناس، كما أن عليك أن تجذب الناس لموقعك على الانترنت مما يوفر لهم الخيار لشراء تلك المنتجات والخدمات منك، أنت تحتاج إلى إقناعهم بالشراء، كما أنك بحاجةٍ إلى متجرٍ لعرض منتجاتك، وفي الوقت نفسه تحتاج إلى طريقةٍ لعرضها على المشترين. 

يتناول الدرس 9 من هذه الدورة معلوماتٍ مفصلة عن شبكة الانترنت والتجارة الالكترونية.

التخطيط التقني
قبل أن تبدأ خطط التقنية التي تحتاجها، اشترِ خطوط الهاتف الإضافية والحواسيب وتعلم كيفية استخدامها، حددّ حدود استخدام الانترنت.

تذكر أن مراقبة استخدام موظفيك للانترنت أثناء وقت الدوام ليس تعدياً على حقوق الخصوصية لديهم، كما ينبغي أن تكون سياساتك المتبعة مكتوبةً وأن يوقع عليها موظفوك.

ولا تنسَ أن الاستخدام المناسب للتقنية يمكن أن يضفي على شركتك التنظيم وحسن الإدارة والنجاح منذ خطوتها الأولى! 

خطة العمل للدرس 3:  أدوات الاتصال والحاسب الأساسية 

نوصيك بتحميل نموذج خطة العمل لهذا الدرس مستند 3 نموذج خطة العمل وتعبئته فوراَ.  
 
القسم 3: الاتصالات
ملاحظة: الملف متوفر باللغة الإنجليزية  MS Word

تعليمات في تعبئة نموذج خطة العمل
  1. كل خانة فيها عنوان دائم بالخط العريض.
  2. تحت كل عنوان يوجد جملة تبدأ بجملة "ادخل هنا..."، وهذا سيملي عليك المعلومة التي تدخلها، علماً أن الخانات تكبر كلما أخذت مساحةً أكبر لذا استخدم المساحة التي تحتاجها.
  3. بعد إكمال كل خانة، احذف جملة "ادخل هنا..."، سيتبقى لديك العنوان الرئيس في كل خانة والمعلومات التي قمت بتعبئتها فيها. 
نقترح أن تتم تعبئة كل قسم في خطة العمل كلما تقدمت في الدورة

مع العلم أن نماذج الجلسات من 1-12 يمكن تحميلها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك على أنها مستندٌ واحد.  
القسم 1-12: كل النماذج
MS Word  ملاحظة: الملف متوفر باللغة الإنجليزية

يتضمن أيضاً نتائج البحث المفيدة ومواد توضيحية، ويزيد من قيمته وجود المعلومات التوضيحية، وسيرتك الذاتية، والرسوم البيانية والبيانات البحثية والديموغرافية. وعند اكتمال خطة الشركة، قم بطبعها وتجميع الأقسام 12.

كما أن العديد من نماذج خطة الشركة متوفرٌ في المكتبات ومتاجر الكتب والبرمجيات. 

الدرس 3 اختبار قصير:  أدوات الاتصال والحاسب الأساسية 
 
  1. إذا كنت كبيراً في السن أو غير متعلم كفاية لأتعلم الحاسب وأتعامل مع مواقع الانترنت والبريد الالكتروني والبرمجيات، فهل يمكنني أن أنشأ شركةً؟
    أ-نعم: بدون الحاجة إلى الحاسب  
    ب-لا: تعلم، واقرأ الكتب، والتحق بدورة وتلقى تعليماً خاصاً
  1. أنا مستعد لتأسيس شركتي غير أنني لم التحق بصفوف تعلم الحاسب بعد، هل أستطيع تأسيس شركتي بدون برامج الحاسب ومن ثم تركيبها لاحقاً؟
     أ-نعم، بإمكانك البدء من غير تركيب برامج الحاسب   
    ب-لا، انتظر ريثما يتم تركيب برامج الحاسب
  1. في شركتي الجديدة، أعتزم السماح للموظفين بدخول شبكة الانترنت، ومراقبة استخدام الموظفين للانترنت أثناء العمل هو خرقٌ لحق الخصوصية. 
    أ- عبارة صحيحة  
    ب- عبارة خاطئة  
  1. يتعين تخصيص خطٍ مستقل لجهاز الفاكس.
    أ-عبارة صحيحة  
    ب-عبارة خاطئة
  1. أيٌ من الآتي لا يعد من الاتصالات الخارجية:
    أ-المطويات
    ب-موقعك على الانترنت
    ت-اجتماعات الموظفين  
    ج-شعار الشركة في صدر أوراق المراسلات  
  1. عند استخدامك للهاتف (سواء أكان سلكياً أم جوال)، بإمكانك تحسين الوضوح والآمان وتعدد الاستخدامات إذا ما استخدمت:
    أ-تركيب مايكروفون  
    ب-سماعتا رأس
  1.  تقل الحاجة إلى الرقم المجاني 800 لأن أسعار مكالمات البعيد غير مكلفة.
    أ-عبارة صحيحة  
    ب-عبارة خاطئة  
  1. ما هو نظام استقبال الرسائل الهاتفية في حالة عدم الرد على المكالمات الهاتفية شخصياً
    أ-بريد صوتي، تديره شركة الهاتف التي تتعامل معها  
    ب-نظام الرد الآلي  
  1. تُعد معرفة الجداول الالكترونية: 
    أ-مفيدةً أو تقتصر على عددٍ من الشركات  
    ب-برنامج يتعين معرفته
    ت-مفيدٌ للعديد من الشركات
  1. يمكن للمساعد الشخصي أن يقوم بالوظائف التالية: هاتف جوال، إرسال واستقبال الفاكسات والبريد الالكتروني وإدارة تقويمك.
    أ-عبارة صحيحة
     
    ب-عبارة خاطئة
Copyright © 1993, 1997-2016, My Own Business, Inc. All Rights Reserved.
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (1) الإجمالي  
  • حاليًا 4.0/5 النجوم.
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.