الصفحة الرئيسية  > تعلم كيفية تفويض الأعمال
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

تعلم كيفية تفويض الأعمال

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


يفتخر بعض أصحاب المؤسسات الصغيرة بأنّهم ينجزون كلّ شيء لمؤسستهم بأنفسهم، ولكن ليس من المنطقي أن تقوم المؤسسة التجارية على فرد واحد. ففي الحقيقة، يجب أن تفوضوا أكبر قدر ممكن من أعمال المؤسسة إلى آخرين إذا كنتم تريدون الانتعاش لأعمالكم. وإذا لم تفعلوا ذلك، فسوف تجدون وقتكم محدوداً والمسؤوليات كثيرة على عاتقكم وسيراوح وضعكم مكانه.

هناك ثلاثة أسباب رئيسية تشرح عدم تفويض أصحاب المؤسسات الصغيرة لأعمالهم. وبعض المبررات الشائعة التي يتذرعون بها مدرجة أدناه. ننصحكم بمتابعة قراءة هذه المقالة لتعرفوا لماذا تعتبر تلك المبررات غير مقنعة. ثم استخدموا استمارة كتلك المعروضة أدناه لمساعدتكم على تحديد المسؤوليات التي يمكنكم تفويضها إلى آخرين.

المال – "لا أستطيع دفع أجر لشخص كي يقوم بهذه الأعمال عنّي".
إنّ عدم تفويض الأعمال بسبب الكلفة المادية يعتبر قصر نظر من جانب صاحب المؤسسة. نعم، سيكون عليكم دفع المال لأحد الأشخاص كي يقوم بعمل تستطيعون أن تفعلوه بأنفسكم. ولكن إذا كنتم مستشارين يبلغ أجركم 100 ريال سعودي في الساعة، فهل من المجدي أن تهدروا وقتكم في ترتيب ظروف الرسائل؟ استخدموا الوقت الذي ستوفرونه بفضل تفويض أعمالكم لكي تبحثوا عن عملاء جدد. بهذه الطريقة ستستمرون في جني المال من الأعمال التي تلزّمونها كما ستجنون المال من الأعمال الجديدة.

الوقت – "تدريب شخص سواي سيستغرق وقتاً طويلاً. يمكنني تحقيق الأعمال بنفسي بشكل أسرع."
إنّ التذرّع بعدم كفاية الوقت لتدريب شخص آخر قد يكون تغطية لسبب آخر دفين مثل الخوف من فقدان السيطرة على الأمور. إذا كان هذا منطقكم، فاكتبوا قائمة بجميع مهامكم وبالوقت الذي يستغرقه تعليم شخص آخر للقيام بها بالنيابة عنكم. ثم اختاروا واحدة أو أثنين من الوظائف السهلة التدريب وابدأوا بهما. سيعوّدكم ذلك تدريجياً على التخلي عن المسؤوليات الروتينية.

الجودة – "لا يستطيع أحد أن يقوم بهذا العمل بطريقة أفضل مني".
هذا هو أقدم المبررات ومع أنه صحيح فهو ليس بسبب مقنع لعدم تفويض الأعمال. صحيح أنّ الشخص الذي تعينونه قد لا ينجز الأعمال بجدارتكم نفسها ولكن فكروا في الأعمال التي سيستطيع هذا الشخص إنجازها عندما تنتهون من تدريبه. إذا قررتم أنكم أنتم وحدكم الذين ستتمكنون من إنجاز مهام محددة بكفاءة، فلديكم أحد الاختيارين: احتفظوا بتلك المهام لأنفسكم وفوضوا المهام الأخرى، أو اقتنعوا بإنجاز المهمة بطريقة جيدة وليست ممتازة. في كثير من الأوقات، قد يكفي إنجاز الأعمال بطريقه جيدة فحسب.

استمارة تفويض الأعمال
استخدموا هذه الاستمارة لتتبينوا كيفية استعمالكم لوقتكم. استعينوا بها لفترة أسبوع أو أسبوعين لتعرفوا الوقت الذي تستغرقه كل مهمة (سواء أكانت هامة أم هامشية). وقد تكتشفون أنكم تهدرون الكثير من الوقت على وظائف من السهل تفويضها.

يجب أن تتضمن الاستمارة ثلاثة أعمدة:

المهمة/ النشاط
الوقت المستغرق
خطة التفويض
   
استعملوا عمود "خطة التفويض" لتسجيل أفكاركم بشأن إجراءات تفويض مهمة ما. أدرجوا قائمة بأسماء المرشحين لتنفيذ تلك المهمة.

استعينوا بها على مدى أسبوع أو أسبوعين لتروا كم من الوقت سيستغرقه أداء كل مهمة (سواء أكانت هامة أم هامشية). ستكتشفون أنكم تهدرون الكثير من الوقت في مهام من السهل تفويضها.

Copyright © 1995-2016, American Express Company. All Rights Reserved.

 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.